10 jun

Janteloven, du har tapt.

CecilieTS Analogt, Blogg, Digitalt, Effektiv kommunikasjon, Effektivitet, Kommunikasjon, Ledelse, Presentasjonsteknikk, Service, SoMe, Sosiale medier, Teamarbeid Stikkord: , , , , , , , , 18 Comments

Det er modig å gi andre tilbakemelding, også når den er positiv. Å by på seg selv, si hva en mener. Jeg er overrasket og overveldet over hvor mange som våger. Her kommer noen tips for hvordan gi gode tilbakemeldinger. Men først.

02 mar

Sosiale medier og kommunikasjon: Back to basic

CecilieTS Analogt, Blogg, Digitalt, Effektiv kommunikasjon, Kommunikasjon, Ledelse, Presentasjonsteknikk, SoMe, Sosiale medier, Tidsbruk Stikkord: , , , , , , 16 Comments

Analog kommunikasjon, digital hverdag: Back to basic
Denne uken fikk jeg æren av å være innleder på årsmøtet hos Kommunikasjonsforeningen i Rogaland. Tema? Analog kommunikasjon i en digital hverdag: Back to basic. Denne bloggposten forteller litt om bakgrunnen for en slik tittel og et slikt foredrag, og er ment som en aldri så liten vekker.

06 jan

Tidsbruk 2012: Kave mindre. Gi litt blaffen? (Del 2)

CecilieTS Blogg, Effektivitet, Kommunikasjon, Planlegging, Prioritering, Produktivitet, Tidsbruk Stikkord: , , 8 Comments

Godt nyttår!
Jeg var overveldet sist uke, over responsen bloggposten min fikk.
For de store bloggerne er et par tusen unike lesere for ingenting å regne. For meg, nybloggeren? Enormt. Fingeren i jorda: Responsen har nok ikke så mye med meg å gjøre, selv om det hadde vært stas. Det er temaet og timingen som treffer: Nesten alle jeg møter gjennom mine foredrag, kurs, på reiser og i hverdagslivet ønsker seg mer av én ting: Tid.
Et årsskifte er perfekt for omprioritering.

30 des

Tidsbruk 2012: Slutte å gjøre noe? (Del 1)

CecilieTS Blogg, Effektivitet, Kommunikasjon, Planlegging, Prioritering, Produktivitet, Tidsbruk Stikkord: , , , , , , , , 15 Comments

Nytt år. Nye muligheter?
Jeg har liten tro på nyttårsforsetter. -Og stor tro på å by opp muligheter, året rundt.
Vi har de samme, nye mulighetene som vi starter hver uke, hver dag, hver time med: Muligheten til å påvirke egen hverdag, med de ulike rammer og ressurser hver av oss har til rådighet.
Og milde himmel, så glad og så lei jeg er av å høre det:

28 nov

Service: Du har nå kjøpt butikkens billigste produkt.

CecilieTS Blogg, Effektivitet, Kommunikasjon, Ledelse, Presentasjonsteknikk, Service, SoMe, Sosiale medier, Teamarbeid Stikkord: , , , , , 12 Comments

Du har nå kjøpt butikkens billigste produkt. Da skal du vel ikke ha pose?
Jeg strammet meg opp. Nølte, men bare et øyeblikk. Så satte jeg inn to ekstra ryggvirvler, og boret blikket i denne servicepersoen jeg hadde foran meg. Sjelden har jeg vel vært sikrere på én sak: Jeg skulle ha pose. Overså kaffeflekken på min hvite ikke-designer-kåpe. Og smilte sukkersøtt: Jotakk, det vil jeg gjerne ha.

03 nov

Kommunikasjon i sosiale medier: Smiley eller mentalt kladdeføre?

CecilieTS Blogg, Effektiv kommunikasjon, Kommunikasjon, Ledelse, Presentasjonsteknikk, Service, SoMe, Sosiale medier Stikkord: , , , , , , , 20 Comments

-Og der satte jeg nesten kaffen i halsen, atter.
Denne gangen var det en god, rett dyktig, Twitter-venn som lirte av seg noen geip. Det kunne like gjerne ha vært en e-post, eller en sms fra noen andre: Jeg møtes av en kort tekst, ispedd intet mindre enn to slike L og :-p.
I alle dager. Hva skal man svare til slikt? Ha en fin dag, du óg, på tross av at du nettopp forsøkte å nedjustere min?

Jeg snakker om…
…bruken av såkalte emotikoner. Smileys.

23 okt

Få større gjennomslag med din kommunikasjon? Bruke færre fyllord.

CecilieTS Blogg, Effektivitet, Kommunikasjon, Ledelse, Planlegging, Presentasjonsteknikk, Produktivitet, Teamarbeid, Tidsbruk Stikkord: , , , , 13 Comments

Noen mennesker er så tydelige i sin tale. Lette å forholde seg til, ukompliserte. Man vet hvor man
har dem, og stoler på at det de sier stemmer med hva de gjør.
Samsvar mellom ord og handling.
Selv enkelte skravlekopper fremstår med en tydelighet som gir troverdighet.
Hva har de til felles, disse menneskene? Integritet. De får gjennomslag for sine forslag, blir hørt og
blir lyttet til.

17 okt

5 tips for god kommunikasjon uten speil

CecilieTS Blogg, Effektivitet, Kommunikasjon, Ledelse, Presentasjonsteknikk, Prioritering, Service, Teamarbeid Stikkord: , , , 8 Comments

Har du, uforvarende, passert noen som speiler seg? -Som gir seg selv det lille knikset i speilet: Glimtet i øyet, en sjekk av frisyren. Så kommer vi forbi, slår blikket fort ned. Vi har sett dem i et privat øyeblikk. Dét øyeblikket har vi hver dag, 97% av oss.

Så til utfordringen: Hvordan ser vi ut, uten speilet? Hvordan ser vi ut, når vi ikke flørter med eget blikk? Når vi stirrer inn i dataskjermen, når vi lytter fraværende til en kollega, når vi får et spørsmål vi ikke har svar på?

29 sep

Sosiale medier og heisflørt

CecilieTS Blogg, Kommunikasjon, Presentasjonsteknikk, SoMe, Sosiale medier Stikkord: , , , 6 Comments

Hva er det som gjør at noen når bedre frem enn andre, i jungelen av sosiale medier? –Tusenvis leser bloggen, Klout`en er i skyene, det hagler med
‘likes’ og venner på Twitter, Facebook og dets (u)like. Introduksjonen. Det er introduksjonen som gjelder:

The elevator pitch:
De flyktige sekundene, det lille minuttet, hvor du kan gjøre et inntrykk på din medpassasjer, der, i heisen. Neinei, ikke salg.
–Det vi ønsker å gi der, i heisflørten, er et inntrykk som gir oss møte nummer to: Det lengre, avtalte og mer målrettede møtet.

30 aug

4 prioriteringsknagger som reduserer stress

CecilieTS Blogg, Effektivitet, Ledelse, Planlegging, Prioritering, Produktivitet, Tidsbruk 2 Comments

 


Den aller største tidsbrukfellen i verden er visstnok at vi forveksler presserende med viktig. Hvor ofte slipper du ikke alt du har i hendene fordi noe annet, og tilsynelatende viktigere, dukker opp?

 Resultatet er at mange av oss går fra jobb, eller legger oss etter en lang og stressende dag,  med en følelsen av at dagen bare forsvant. Hvor ble det av tiden? Hva gjorde jeg?

Problemet er at vi ikke er bevisst på hvilke arbeidsoppgaver vi bruker mest tid på – og hvorfor.  Mange av oss har en lang liste av ting som må gjøres og en hektisk hverdag der det stadig dukker opp nye oppgaver.  De færreste får gjort det de hadde planlagt i løpet av dagen eller uken. På den ene siden er det bare noe vi må akseptere; uventede ting skjer, kollegaer trenger hjelp, nye prosjekter dukker opp, fotballkamper blir avlyst og venner finner plutselig på at kvelden er perfekt for kino, ikke for jobbing.

På den annen side har vi mye å vinne på et mer bevisst forhold til hvordan vi forholder oss til disse uventede endringene og hvordan vi prioriterer både dem og de oppgavene som allerede står på listen. Vi trenger et begrepsapparat som lar oss vekte den ene mot det andre, og vi trenger en modell som synliggjør måten vi prioriterer på.

Effektiv før produktiv
Å være effektiv handler om å gjøre de riktige tingene, og gjøre dem rett. Og du vet hva som er riktig for deg når du tar dine verdiprioriteringer, mål og forventninger med i betraktning.

Det er først når du er effektiv at du kan bli produktiv og klare å få unna mye. Vi blir produktive når vi jobber med fullt fokus, uforstyrret, over tid. Om mange forstyrrelser er en del av jobben din, kan du fortsatt være produktiv: Når vi stadig evner å gjenoppta det effektive arbeidet med fullt fokus etter avbrudd, er vi produktive. Produktivitet forutsetter et jevnt, høyt tempo.

Må før bør
Begrepene  og bør er for mange selvforklarende. Samtidig vil mange av oss hoppe over jobben med å prioritere, og heller gå rett på den oppgaven som står øverst på listen. Som regel vet vi når vi. Utsetter vi må-oppgaven, blir den i tillegg en hastesak. Må preges ofte av at gjøremålet får betydelige konsekvenser for flere personer, spesielt om det ikke gjøres.

Bør er vagere, vanskeligere å plassere. Ofte kan bør gjenkjennes på at den har noe mindre alvorlige konsekvenser, og for et færre antall mennesker, om vi unnlater å gjøre denne oppgaven.

Presserende eller viktig
Her er vår største tidsbrukfelle: Vi forveksler presserende med viktigPresserende kjennetegnes ved at det er en her-og-nå oppgave. Det er saker som lander i fanget vårt, og som vi ikke blir kvitt før vi har gjort noe med dem. Disse oppgavene er ofte ad hoc, og kan gjerne være avbrytelser. De presserende oppgavene er sjelden planlagt tidsbruk.
Et typisk eksempel er telefonen som ringer, eller en stresset kollega som trenger hjelp.

En presserende sak har oftest små konsekvenser for en eller noen få personer, om du unnlater å prioritere saken. Og konsekvensene er ofte kortsiktige med liten effekt på lengre sikt.

En viktig oppgave derimot, får større konsekvenser om vi unnlater å gjøre den. Utfordringen med viktige oppgaver, er at de ofte ikke haster så mye som en presserende oppgave. Mang en viktig sak mangler tidsfrist, eller har en tidsfrist et stykke frem i tid. Utfordringen blir da at vi utsetter. Hastesakene får prioritet fordi de oppleves som viktige her og nå.

Ting tar den tiden vi gir dem
De fleste fordeler tiden de har på de ulike oppgavene som må gjøres. Jeg foreslår at vi snur hele den modellen på hodet, og fordeler oppgavene på tiden vi har.

Det er en stor forskjell, rett og slett fordi ting ofte tar den tiden vi gir dem. Et banalt eksempel, men like fullt illustrerende, er erfaringer som viser at folk som jobber en normal arbeidsdag ofte for gjort like mye som de som jobber overtid. Har du mer tid til rådighet, bruker du også mer tid. Derfor blir det helt avgjørende at vi på forhånd bestemmer oss for hvor mye tid vi skal gi de forskjellige oppgavene.

Din dag
Se på figuren. Hvor befinner du deg, i din arbeidshverdag? Figuren er nummerert i naturlig prioriteringsrekkefølge, fra 1 til 4. Naturlig nok, gjør vi først unna de oppgavene som både er presserende og viktige (rute 1). Som regel trenger vi ikke lure på hva vi skal bruke tid på, så lenge vi har oppgaver av det slaget.

Når jeg spør kursdeltagere hvor i figuren de bruker det meste av arbeidsdagen sin, svarer de aller fleste at de jobber i rute 1 og rute 3. Det vil si at de veksler mellom å arbeide med oppgaver som er både presserende og viktige på en gang, og oppgaver som er presserende, men ikke så viktige. Og de forveksler dem: Rute 3 får like mye oppmerksomhet som rute 1.

Mange av oss setter ikke av tid nok i kalenderen til å jobbe med nummer 2, de viktige sakene som ikke haster. Det kan være en presentasjon som du skal holde litt frem i tid. Eller en ny markedsplan. Eller 17. mai-arrangementet om 2 måneder. Langsiktige mål som skal nås må stadig skyves fremover, fordi vi unnlater å bruke tid på de viktige oppgavene.

Det hjelper å si til seg selv at et mål er ikke et mål uten en tidsfrist: Lage seg egne tidsfrister og delmål, slik at de viktige oppgavene kan deles opp i mindre etapper.

En annen utfordring for å få effektiv tidsbruk, er å innse at vi skal ha litt tid i kategori 4, hver dag: Det er oppgaver som verken er presserende eller viktige, og som likevel skal og bør gjøres. Disse oppgavene er gjerne rutinearbeid. Statusoppdateringer på hjemmesider eller å brette nyvasket tøy kan være et eksempel. Jeg mener at vi alle bør ha en dose med ”uviktig” arbeid, hver dag. En meningsfylt oppgave som er lystbetont, og som gir oss noen minutter bort fra det presserende og viktige som vi fyller tiden med.

Noen ganger møter jeg kursdeltakere som bare jobber i rute 1. Alt de gjør er ifølge dem selv presserende og viktig. Hva det gjør med stressnivået å være i konstant beredskap, kan vi selvsagt forestille oss.

Jeg anbefaler en god balanse mellom hastverk, tid til refleksjon, mentale pauser og nok utfordringer. Om vi relaterer dette til figuren, vil det bety at vi prioriterer først  rute 1, for deretter å veksle mellom rute 2 og 3. Rute 4 legger vi inn som dagens lettvekter, uten stress og press i en tidsavgrenset periode.

Åpne foredrag

Arkiv

Comodo SSL