Så skjer det igjen. Du har en lunsjavtale med en venn, og gleder deg til en halvtimes pause med ham. Det er travelt på jobben, men denne tiden unner du deg, fordi du tenker at det gir påfyll og energi.

Du er der et par minutter før tiden, finner en hyggelig krok hvor dere kan prate uforstyrret og bestiller deg en kopp kaffe. Du er sulten, men venter med å bestille maten, for det er jo mye hyggeligere å spise sammen.

Så går tiden. Klokken blir fem over, og ti over. Du sender en sms til kompisen din, og får svar: ”Er på vei.” Så er han der, femten minutter etter avtalt tid dumper han ned på en stol med den vanlige beklagelsen om at vanskelig å finne parkering, eller fikk en viktig telefon.

Lunsjpausen din er over om et kvarter, du er skrubbsulten og i tillegg oppgitt eller ganske så irritert. Hvorfor er det alltid du som må vente på andre? Hva var så viktig at du måtte vente, i dag igjen? Hvorfor kommer de samme menneskene for sent, gang på gang?

De fleste av oss er tidsoptimister og feilberegner tiden igjen og igjen – uten å lære av det. Forskere mener at mange av oss feilberegner tiden med hele 40%. Det betyr at vi tror vi bruker seks minutter på noe som vi i realiteten bruker rundt ti minutter på. De færreste måler tidsbruken sin, og vet derfor ikke hvor mye tid som i realiteten går med til de ulike oppgavene. Dermed haster vi videre til neste oppgave, uten å innse at vi nettopp brukte ti minutter på noe som føltes som fem-seks minutter.

Enkelte forskere mener å kunne påvise at dem som er gode på multitasking, også er dem som oftest kommer for sent.

Et studie forklarer enda mer om hvorfor noen kommer for sent oftere enn andre:

Det viser seg at det handler om personlighetstrekk. Målrettede eller anspente personer opplever et minutt som 58 sekunder, mens de mer avslappede personene lar det gå i gjennomsnitt hele 77 sekunder før de opplever at det hadde gått et minutt. Dersom dette stemmer er det en god forklaring – og verdens beste unnskyldning – på hvorfor de samme menneskene så ofte er sene til avtaler.

Et minutt med surfing på nettet oppleves som om lag 40 sekunder (“the online minute”), noe som gjør at tiden raser av gårde når vi sitter foran en skjerm. Dette kan bidra til at mange er forsinket til avtaler og gjøremål, spesielt dersom de sitter lenge foran skjermen og samtidig føler at de har god tid.

De travleste derimot, kan være dem som oftest holder tiden. De er nødt til å være strukturerte, har kortere økter foran skjermen grunnet møter og avbrudd og får dermed et mer bevisst forhold til egen tidsbruk. Her har jeg ikke konkret forskning å vise til, men jeg erfarer stadig at det kan være slik – når jeg jobber med tidsbruk som tema hos ulike bedrifter.

Takle tidstyvene med disse tipsene:

Legg inn tidsbuffer
Mange av oss har erfart at en frisørtime tar mer tid enn hva frisøren sier i forkant, eller at et møte sklir ut og går over tiden. Ofte er de samme situasjonene og de samme personene involvert når det skjer. De kommer for sent i gang, eller de bruker mer tid enn avtalt.

Mitt tips er å legge inn en tidsbuffer, slik at du unngår at slike tilfeller går ut over din tidsbruk. Må du være ferdig i et møte eller hos frisøren klokken kvart over ett, gi beskjed fra start om at du må gå senest klokken ett, når du av erfaring vet at den andre personen feilberegner tiden. Jeg praktiserer dette konsekvent, og i alle sammenhenger. Slik unngår jeg at jeg blir den irriterende personen som alltid er for sen.

Ting tar ofte den tiden vi gir det, og dersom vi har en forventning til hvor mye tid noe skal ta, innstiller vi oss på det. Det kalles ”ankereffekten”, hvor tidsestimatet fungerer som et anker for hvordan vi bruker minuttene og timene våre. Vi bruker tiden vi har fått tildelt som et holdepunkt, når vi estimerer hva som er realistisk tidsbruk for et gjøremål. Dersom noen anslår et tidspunkt for oss, legger vi altså opp tidsbruken deretter for å komme nærmest mulig det gitte klokkeslettet.

Den uunnværlige tidslommen – min hemmelige tidsbuffer
Jeg har en tidsbuffer som jeg kaller for tidslommen min, og som gjør at jeg klarer å holde ord og å holde tiden overfor andre. Det er en usynlig lomme i hverdagen, som bare jeg ser. Ha alltid 10-15 minutters tidsluke som du holder for deg selv. Er du opptatt i et møte fra klokken elleve, gi omverden beskjed om at du er ledig frem til klokken kvart på elleve. Slutter møtet klokken tolv i følge agenda, si at du er ledig fra ti-kvart over tolv. Så får heller omgivelsene en positiv overraskelse dersom du er tilgjengelig tidligere, fremfor at du nok en gang er den som ikke holder ord og holder tiden. Slik tar du høyde for små forsinkelser forårsaket av andre, uten at du selv kommer på etterskudd.

Også på hjemmebane fungerer tidslommen godt, spesielt dersom du må av sted tidligere enn vanlig. Om du må ut døren klokken halv åtte en morgen, innstill deg selv og dem du bor sammen med, på at du må dra senest kvart over sju. Dersom du har partner, barn eller husdyr kan jeg nesten garantere at du trenger de ekstra minuttene på ”overtid”. Jo flere personer som er involvert, jo større er sjansen for at tiden går fra deg. Med en tidslomme blir du også en best mulig versjon av deg selv. Mitt kvarter gjør at jeg kan ta meg tid til barna, fremfor å avbryte dem med at ”Mamma må løpe”. Det sikrer roligere morgener, også de dagene jeg må dra tidligere hjemmefra enn vanlig.

Planlegg og kartlegg tidsbruken din
Planlegg tiden en oppgave tar, fremfor å bare planlegge selve oppgaven. Husk at mange feilberegner egen tidsbruk med opp til 40%. De fleste oppgavene våre tar altså mer tid enn vi tror. Telefonsamtalen som bare tar tre minutter, tror du, tar sannsynligvis fem minutter – minst. Transportetapper, som å kjøre til et møte, er også noe vi ofte feilestimerer tidsbruken på, og vi ender derfor opp med å komme for sent gang på gang.

Vær tydelig mot tidstyven: Våg å si ifra
Våg å si ifra til forsentkommeren, dersom hun igjen og igjen er forsinket. Mange kroniske forsentkommere er ikke selv bevisste på at de alltid er sene, og at det går utover andres tidsbruk. Still krav, og gi tydelig beskjed om hvilke konsekvenser den andres feilberegnede tidsbruk har for deg og hvordan det oppleves å måtte vente, hver gang.

Gi beskjed i tide
Dersom du blir forsinket til en avtale, eller ikke klarer å holde en tidsfrist: Gi beskjed med en gang du ser at tidsplanen ryker, slik at den som venter på deg kan omdisponere tiden sin. Selv om du ”bare” er 7 minutter forsinket, kan de 7 minuttene være svært dyrebare for den som venter på deg. Vet den andre at du er sen allerede 15 minutter før avtalen deres, kan vedkommende gå i gang med oppgaver og gjøremål som han eller hun ikke ville startet på om du kom presis: 22 minutter er mye mer tid enn 15 minutter, i en travel hverdag.

Lese flere tips fra meg, om ledelse, tidsstyring og kommunikasjon?

Velkommen innom på Facebook, LinkedIn, Twitter, bloggen eller Instagram.
Ta gjerne kontakt for sparring/mentoring, eller for kurs og foredrag.
I nettbutikken her på siden finner du mine bøker og kopper.

Populære foredrag er blant annet “Tid til alt”, “Struktur og motivasjon på hjemmekontor”, “Presentasjonsteknikk i teori og praksis” og Digital møtekultur og møteledelse.
Mange av foredragene tilbys også via live streaming fra mitt studio.

Du finner meg også her, og du kan lese flere tips om både tidsbruk, motivasjon og handlekraft i bøkene mine, «Tid til alt» (Kagge, 2015) og “Vinterbading” (Cappelen Damm 2021).