Noen mennesker er svært dyktige på det de driver med. «Hun er som født til det», er en frase vi av og til hører. Sannheten er at de aller fleste som er veldig gode på det de gjør har trent mer enn oss andre. De har trent oftere og mer målrettet. De har tålt å feile, og de har hatt mot til å fortsette uten å miste troen på at de kan mestre det de vil.

Slik er det for den dyktige lederen, for medaljevinneren og for den som strikker bedre enn hva noen strikkemaskin kan levere.
Slik er det også for dem som holder knallgode foredrag. De har trent, og de blir aldri ferdige med å trene.

For tiden jobber jeg individuelt med flere foredragsholdere, hvor tema er formidling.  De har helt ulike fagfelt og helt ulike foredrag. Selv om de presenterer i ulike fora, har de en viktig faktor til felles:
De må øve, og de må øve mer enn de har gjort før.

Det handler om noe som dessverre altfor ofte undervurderes: forberedelse.

Forberedelse kan deles inn (minst) i fire faktorer:

• Hva, hvordan, hvor:
  Hva forbereder vi oss på, og hvordan forbereder vi oss?
• Hvem møter vi – og hvor kommer de fra?
• Hvordan starte presentasjonen vår
• Viktigst av alt: Hvorfor holder vi denne presentasjonen

[Tweet «Bestem deg på forhånd hva du vil at mottakerne skal huske.»]

Hva, hvordan – og hvor
Hva er tema eller agenda? Dersom det er et fast forsamling med faste deltakere (for eksempel en firmasamling), er det fort gjort å ta både formål og forsamling for gitt, når vi forbereder oss. Vi handler jo på vane, basert på tidligere erfaring fra tilsvarende situasjon. I interne, faste fora kan vi fort bli for rutinerte.

Jeg pleier å si at det (i overført betydning) er livsfarlig å bli for rutinert, kommunikasjonsmessig. Det gjelder å holde seg skjerpet, også når vi forbereder en presentasjon for en forsamling som vi kjenner godt – eller noe vi har snakket om mange ganger før.
Enkelte situasjoner er vi så vant med, så komfortable i. Det er nettopp da, at vi skal ta en ekstra dobbeltsjekk: Hva står det egentlig i invitasjonen eller i konferanseprogrammet?
Mer om dette på det fjerde punktet lenger ned i artikkelen.

En annen viktig faktor som fort undervurderes, er hvor presentasjonen skal holdes. Er det i et stort eller lite rom? Står vi på en scene, eller skal vi snakke med en gruppe i et litt for lite møterom? Dette spiller inn på hvordan vi beveger oss, om vi bør ha mikrofon eller ei, og hvorvidt det er hensiktsmessig å presentere noe på storskjerm.

Dersom det er mulig, sjekker jeg alltid ut hvordan lyset treffer. Jeg går opp «løypen min» om jeg får tilgang til scenen i forkant: Hvor kan jeg stå, slik at jeg unngår at lyset og bokstavene fra prosjektoren danser i ansiktet mitt – eller at jeg kommer for tett på publikum i et mindre rom? Å få foredragsholderen nesten på fanget kan oppleves som for voldsomt.

Godt forberedt – en forutsetning, her.

Hvem møter vi – og hvor kommer de fra?
Når vi forbereder oss er det en fordel at vi vet mest mulig om dem vi skal møte.
Hvilken bransje eller faglig miljø tilhører de? Er det flest kvinner eller menn, og hvilke aldersgrupper er representert? Hvor kommer de fra, og hva forventer de å få fra deg og din presentasjon (ref. avsnittet over)?

Jeg ber alltid om å få tilsendt hva publikum er blitt lovet i invitasjon eller program i forkant. Den ordlyden er hjemmeleksen min, og forteller meg hva jeg skal svare på, altså gi, i løpet min presentasjon.

En av de største feilene vi gjør er at vi glemmer å tilpasse egen sjargong til dem vi snakker med, når vi holder en presentasjon. Det er fort gjort å bli for rutinert, og da går vi lett i fellen ved å bomme når vi treffer neste forsamling: Det som fungerer utmerket for en forsamling kan være helt irrelevant for en annen.

Vi må vite noe om mottakernes hverdag og utfordringer, slik at vi skaper gjenkjennelse med eksempler og sjargong. Uten gjenkjennelse, ingen relevans. Vi mennesker er enkle. Vi trenger å kjenne oss igjen for å ta til oss et budskap.

Dersom vi holder foredrag for folk som bor i Oslo-området, og bruker rushtrafikken som et eksempel, vil de fleste kunne kjenne seg igjen i det. Så tar vi en tur til Setesdal uken etter, med en liknende presentasjon. Visst vet de hva rushtrafikk er i Setesdal også. Men at de kjenner seg igjen i sin egen hverdag, når vi snakker om «…når du sitter i rushtrafikken på vei hjem fra jobben»? Det spørs.

I min egen hjemby er det rushtrafikk dersom fem-seks biler kjører samtidig mot samme veikryss, og jeg tipper at det gjelder for Setesdal og ganske mange andre steder også. Vis at du vet hvor du er og hvem du snakker med. Det handler om å ta andre på alvor.

Når vi kommuniserer er det avgjørende at vi eier ordene vi bruker for å fremstå som troverdig. Å forsøke å briljere med et språk og fremmedord vi normalt ikke bruker, vil skape avstand. Likevel bør vi tilpasse sjargongen vår, for å skape gjenkjennelse og dermed nærhet.

Her er eksempler på hvordan jeg bytter ut ord, avhengig av hvilket fora jeg presenterer i:
Hos advokaten: klient
Hos NAV: bruker
Hos kommuner og fylkeskommuner: innbygger
Hos helsevesenet: pasient
Hos næringslivet: kunder

[Tweet «Vi setter tonen fra start, bokstavelig talt.»]

Hvordan starte presentasjonen vår
Førsteinntrykket betyr mye for hvorvidt du får folk til å lytte til deg. For svært mange er tiden en knapp ressurs, og den som snakker konkurrerer ofte med digitale dingser om oppmerksomheten. De første sekundene er avgjørende for å få god kontakt med dem vi møter.

Se for deg at du blar nedover skjermen på telefon eller PC, eller at du litt fraværende blar gjennom tv-kanaler for å se om noe er interessant nok til å stoppe opp ved det.

Akkurat slik fungerer det også i et foredrag; virker noe spennende, gir vi det noen sekunder til. Om ikke, blar vi fort videre, fordi det vi ser ikke interesserer oss nok til at vi vil bruke tid på det. Denne prosessen skjer raskt, og ofte ubevisst, i hjernen vår.

Starten av vår seanse setter standarden for presentasjonen vår, så det gjelder å starte slik som vi vil fortsette. Også her er sjargong er viktig, fordi vi setter tonen fra start, bokstavelig talt.

Det finnes mange tips til hvordan starte en presentasjon. For mange er humor en fin måte å bryte isen på. Bare husk på at det er nå du setter standarden. Om du er en elendig vitseforteller, er det ikke så lurt å starte foredraget ditt med å vise en utrolig morsom filmsnutt.

By på den du er med den hatten du har, fremfor å forsøke å være morsom, filosofisk eller energisk – om det ikke er slik du er. Genuin kommunikasjon virker mye bedre enn en i teorien korrekt og perfekt fremføring som ikke stemmer med vår personlighet.

Selv kan jeg by på meg selv og  sjarmere publikum med mine feil og mangler. Og folk kan komme til å humre litt i mine foredrag. Men det er ikke fordi jeg er morsom, det er fordi de kjenner seg igjen i det jeg forteller.

Å starte en presentasjon kan være det vanskeligste, fordi det er da vi ofte er mest nervøse.

Som jeg har skrevet om flere ganger tidligere; det handler ikke om oss, det handler om dem som tar seg tid til å lytte til oss.

Start med fokus på dem du foredrar for, er mitt tips. Skap relevans, og gi dem noe de raskt kan relatere seg til slik at de hekter seg på deg og det du har å si: Et spørsmål, en kommentar som du overhørte fra en av deltakerne før du gikk på scenen eller en referanse til noe som foredragsholderen før deg sa.

Det kan også være fint å starte med en historie som har tilknytning til byen eller bygget dere er i, om du har opplevd noe der før som kan være interessant eller morsomt for deltakerne.

Husk at presentasjonen starter i det du er der kurset eller foredraget skal foregå. Det er for sent å skape et førsteinntrykk idet det er vår tur til å ta ordet, om vi har vært fraværende og lite interessert i dem rundt oss før det.

Hvorfor holder vi presentasjonen
Finn ditt hvorfor, er et populært og i noen sammenhenger litt forslitt begrep.

Men, i denne sammenhengen er det høyaktuelt. Dette er hva så mange bommer på. Sammen med for lite kunnskap om hvem vi møter og hva de forventer, er det her aller flest feiler: Vi glemmer vårt hvorfor, når vi forbereder oss.

[Tweet «Vi glemmer vårt hvorfor.»]

Hvorfor er jeg blitt bedt om å holde en faglig presentasjon, eller et inspirerende foredrag i en større forsamling?
I svaret ligger målet med presentasjonen din. Det er hva du ønsker å oppnå med innlegget ditt. Og enda viktigere; det er hva dem som bruker tiden sin på å lytte til deg, ønsker å få fra deg og det du formidler.
Gi dem det de kom for.

Husk at budskapet må stemme overens med hva mottakerne er blitt lovet. Basert på det; bestem deg på forhånd hva du vil at mottakerne skal huske. Der har du ditt hovedbudskap, som resten av presentasjonen bygges rundt. Et godt foredrag har ett, to eller tre tydelige budskap.

Det er en vanskelig, men nødvendig øvelse – å klare å kutte ned på antall budskap. Det temaet – å spisse sine budskap – er (minst) en hel artikkel i seg selv, som jeg gjerne skriver en annen dag.

Tvi tvi med ditt neste foredrag.

For flere tips, ta gjerne en titt her:

Den viktigste personen i rommet er ikke deg

Presentasjonsteknikk: Taushet er gull

Presentasjonsteknikk: Når ordene får flyte fritt

Presentasjonsteknikk: Tre tips som trumfer

Kurs i presentasjonsteknikk  

Lese flere tips? Besøk meg gjerne på Facebook, Twitter, bloggen eller Instagram.
Ta gjerne kontakt for en prat, eller for sparring, kurs og foredrag.
Du finner meg også her, og du kan lese flere tips i boken min, «Tid til alt».

Takk for at du besøker siden min.