Ta kontroll på hverdagen – bruk tidsbuffere

25. april 2018 CecilieTS 2018, Blogg, Effektiv kommunikasjon, Effektivitet, Forside, Gjennomslagskraft, Grensesetting, Kommunikasjon, Kundeservice, Ledelse, Mål, Måloppnåelse, Personlig kommunikasjon, Planlegging, Prioritering, Produktivitet, Selvledelse, Service, Teamarbeid, Tid, Tid til alt, Tidsbruk, Tidsestimering, Tilgjengelighet, Tilstedeværelse, Travelhet Stikkord: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , 0 Comments

Det er så lett å planlegge, i teorien. Kalenderen er medgjørlig, og vi er selvsagt fleksible. Når oppgavene, møtene og menneskene som ønsker noe av oss står i kø, plotter vi villig alt og alle inn i kalenderen. En fullbooket kalender er da fint.

Men så kommer virkeligheten seilende. Den stemmer ikke alltid med kartet i kalenderen. For, møtelederen går over tiden slik at du blir for sen til neste avtale. Trafikken står, der du normalt bare bruker ti minutter på å kjøre fra et sted til et annet. Og så var det en kunde eller kollega som hadde en hastesak ­ – akkurat idet du var på vei ut døren.

Svært mange av dem jeg møter booker kalenderen for full, er for ambisiøse med huskelisten sin, sier ja til for mye. Vi vil jo så gjerne være både veldig hyggelige, veldig fleksible og veldig dyktige. Det er litt som med mat: Appetitten er stor, men magen blir mett før øynene.

Vi kjenner nok alle noen som lover for mye. Det er dem som alltid sier ja, men som også alltid er for sene, eller som ikke dukker opp som avtalt i det hele tatt. Vi lærer oss gjerne å ta enkelte personers hyggelige «ja» med en klype salt. Det kan være kolleger, venner eller familie, hvor vi vet at vedkommende blir sen når vi skal treffes, eller ikke leverer avtalte gjøremål til avtalt tid. Vil vi selv være en slik person? Nei, vi vil jo ikke det.

Og, selv om vi klarer å levere til avtalt tid, stille opp som lovet, gjøre alt som står i kalenderen, så er også spørsmålet: Med hvilken kvalitet gjør vi det? En ting er kvalitet på oppgaven. Der kan vi tåle å ikke være best i alt, ikke gjøre alt helt perfekt. Men hva med livskvalitet? Hvordan har vi det når kalenderen føles som et hamsterhjul?

Vår mentale kondisjon kan sammenliknes med når vi er sultne. Går vi i butikken med en sulten mage blir det fort dyrt, fordi vi kjøper mye mer enn det vi hadde planlagt eller det vi trenger. Når vi har gått for lenge uten et måltid er det fort gjort å ta for mye middag på tallerkenen. Spesielt barn mangler denne erfaringen, og forsyner seg med mer mat enn de klarer å spise opp. Etter hvert lærer vi. Vi høster erfaring, og forsyner oss heller to ganger.

Men når det gjelder tiden vår, og hvor mye vi kan putte inn i kalenderen, er det dårligere stilt. Vi er tidsoptimister, og fyller gang på gang opp tidstallerkenen vår.

Fullpakket kalender gir lite handlerom
I tillegg til å være tidsoptimister, fyller vi også kalenderen fordi vi opplever et indre eller ytre press. Det kan være våre egne forventninger, ønsker eller mål som presser oss – eller det kan være opplevelsen av at noen i omgivelsene våre forventer noe av oss. Det kan være en oppgave på jobben, en familiemiddag eller et vennetreff.

Skal vi endre dette mønsteret og oppleve at vi får mer tid til det som betyr mest for oss, må vi endre vaner. Det handler om tankesett, og om å kartlegge hvor lang tid de ulike aktivitetene faktisk tar. Hvor lenge snakker vi egentlig med kollegaen som ofte starter praten med «har du to minutter?» Hvor lenge varer møtet som er satt opp fra klokken 10-11? Og, har jeg virkelig kapasitet til å delta på et annet møte først, fra 9 til 10?

Hvordan kan jeg være fokusert og til stede når jeg pakker kalenderen så tett? Neste gang en avtale gjøres, husk at fullpakket kalender i teorien betyr overbooket kalender i praksis.
Min anbefaling er å lage tidsbuffere – små pusterom mellom aktivitetene og avtalene våre. Sett av et kvarter i hver ende av et møte, uten at det regnes som ledig tid.

Det handler om å klare å beholde kontrollen, og å unngå å gi ut detalj-informasjon når vi styrer dagene våre. Svært få mennesker trenger å ha full kontroll på tiden vår. Folk tar ofte den tiden de får, og ting tar den tiden vi gir. Når noen spør når neste møte er, kan vi si at«jeg er ledig frem til halv tolv» fremfor å si «møtet mitt begynner tolv». Dersom andre har tilgang til kalenderen, husk å legge inn tidsbufferne som en del av aktiviteten eller møtet.

Tenk bare på hvor irriterende det er når vi ønsker å få fatt i en person, og en kollega svarer telefonen med å si at vedkommende er ledig mellom klokken 12 og 13. Så forsøker vi å få kontakt med personen akkurat da, men uten å lykkes. Han eller hun har sannsynligvis gått rett til lunsj, og så blitt stoppet i korridoren av en annen. Slik er hverdagen for mange.

Tidsbufferne er et automatisert tankesett hos meg. Når noen for eksempel spør når flyet mitt går, svarer jeg konsekvent at «det går i fire-tiden» eller at «jeg må dra herfra senest klokken …». Da kan jeg garantere at flyet mitt går tidligst klokken 16.30. Når jeg oppgir et tidspunkt for når jeg må dra, har jeg alltid minst et kvarters tidsbuffer.

For det meste tar mer tid enn antatt, og dermed kommer jeg ikke av gårde akkurat når jeg skal. Kommunikasjon er i teorien effektivt, men relasjon tar tid. Sett av den tiden. Dessuten er det kanskje kø på veien, eller et tog er forsinket.

 

En tidslomme på perrongen. Foto: Anne Elisabeth Næss

 

Tren inn effektive sokkeskuffvaner
Dersom vi trener på å legge inn tidsbuffere hver dag i noen uker, kan vi raskt få mer kontroll tiden vår. Trener vi for eksempel inn et tankesett som sier at vi alltid skal ha en tidsbuffer før og etter et møte, vil vi klare å automatisere dette tankesettet i løpet av noen få uker. Det blir en vane, på lik linje med andre vaner.

Jeg kaller slike hverdagsvaner for sokkeskuffvaner: De vanene vi innarbeider, for eksempel når vi rydder i kommoden og finner en ny skuff til sokkene. De første dagene etterpå åpner vi automatisk feil skuff, den skuffen hvor sokkene lå i før. Og så, på et eller annet tidspunkt, åpner vi riktig skuff, uten å tenke over det. Det er litt som når vi drar ut kjøkkenskuffen for å ta ut en gaffel. Vi trenger ikke se ned i skuffen, eller tenke oss om, vi vet nøyaktig hvor gaffelen er.

Skal vi etablere tidsbuffere, må de trenes inn som en sokkeskuffvane. Utfordringen er at her må viljestyrken være større enn når du i hverdagen skal finne frem en sokk som har fått ny plass i skuffen din. Du må være motivert nok til å trene på å etablere vanen, slik at tankesettet blir en automatisk del av din hverdag. Da blir du bedre til å planlegge, til å holde tiden, og til å holde ord. Du vil sannsynligvis oppleves som mer til stede, og mindre stresset. Det beste av alt? Du får det bedre i egen hverdag.

En forutsetning for å trene inn en slik vane, er at vi må ha tro på at den virker. Har du det, og trener du så ofte du kan hver eneste dag, tar det bare noen få uker å endre enkle tankemønstre.

Så lett kan jeg ikke love at det blir for andre endringer vi gjør. Skal du endre handlemønster av litt mer tidkrevende og verdibasert karakter – som for eksempel å begynne å trene , strukturere arbeidsdagen annerledes eller å stå opp tidligere om morgenen – da krever det mer tid og enda mer av dine ressurser. En kjent teori sier at det tar i gjennomsnitt 66 dager å endre en slik vane i hverdagen. Sokkeskuffvanene derimot, endrer vi på noen få uker, avhengig av innsats, motivasjon og omfang.

Deler av teksten er hentet fra min bok «Tid til alt».

Takk til hver og en som har lest og følger meg i mitt virke –som kunde, ”kollega”, nettverk eller venn.
Besøk meg gjerne på Facebook, Twitter eller Instagram.
Ta gjerne kontakt for en prat, eller for sparring, kurs og foredrag. Du finner meg også her.

 

Foto: Anne Elisabeth Næss

Leave a reply

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Åpne foredrag

Det er ingen kommende hendelser på dette tidspunktet.

Arkiv

Comodo SSL