En av de største flaskehalsene i hverdagen for mange, er alle avbrytelsene i løpet av en arbeidsdag. Sammen med mail og møter, er avbrytelser noe av det som stjeler mest tid.
Både ledere og ansatte opplever at de ikke får unna de viktigste oppgavene sine, grunnet alle avbrytelsene de må håndtere. Uavhengig av bransje, hører jeg det igjen og igjen, når jeg foredrar rundt i landet vårt. Selvsagt skal vi la oss avbryte, det er en viktig del av jobben for de fleste som jobber i et fellesskap. Men avbrytelsene kan også bli en hvilepute, og her håper jeg at mine innspill kan bidra:
Det mest irriterende, og samtidig verdens beste unnskyldning for ikke å levere eller møte opp i tide, hva er det? Jo, så klart: «Vi ble avbrutt». Visst kommer telefoner kimende inn og mennesker styrtende inn og avbryter vår dype konsentrasjon. Visst blir vi avbrutt i tide og utide.
Andres avbrytelser og andres takt tar stadig tiden vår, og vi kan dermed fint slippe unna med våre mange feilslåtte tidsestimater. Når vi kan skylde på at andre har forårsaket forsinkelsen vår, da er vi jo unnskyldt, tenker vi. Det gjelder både når vi er på farten til og fra noe, om vi er på kontoret eller om det er en viktig telefon vi må ta og som tar tiden vår.
Avbrytelser er en behagelig, og rett som det er også en riktig så god, grunn til å komme for sent, bryte avtaler eller rett og slett glemme å stille opp. Og likevel har jeg tenkt til å ødelegge den idyllen litt. For, vi kan langt på vei være med på å bestemme hva andre assosierer med vårt navn.
Er vi en som holder tiden, holder ord? Eller en som de andre forventer blir avbrutt og kommer for sent nok en gang? Med det i minnet, spørs det om vi synes «jeg ble avbrutt»-unnskyldningen er så god likevel. Mitt forslag er at vi slutter å tenke på og oppføre oss som om avbrytelser er «noe som skjer oss», uten at vi kan påvirke situasjonen.
Selvsagt kan du ikke gjøre noe med signalfeil på toget, snøføyke, forsinket fly eller andre utenforliggende faktorer som gjør at vi kommer for sent. Men rent menneskelige avbrytelser, dem kan vi takle bedre enn før.

Vi lar oss avbryte
Tenk heller på situasjonen som at vi lar oss avbryte heretter. Da tar vi ansvar i mye større grad enn det passive «jeg ble avbrutt». Dessuten, det gir oss færre avbrytelser: Vi kan lære oss å håndtere avbrytelser bedre, eller til og med lære oss å sørge for at det blir langt færre av dem. For vi oppdrar omgivelsene våre med vår atferd.
Når vi alltid er tilgjengelige, alltid lar oss avbryte, vil de rundt oss senke terskelen for hva de forventer fra oss.
I vår iver etter å være fleksible er det fort gjort å yte det jeg kaller misforstått service. Når vi alltid er fleksible, alltid tilgjengelige, ender vi til slutt opp med en følelse av at andre ikke respekterer tiden vår eller oss. Mens avbryterne og masekoppene, de vet jo ikke at de er avbrytere og masekopper i våre øyne. De ser ikke at vi flekker tenner i stedet for å smile, der vi åpent og fleksibelt gjør oss tilgjengelige.

Så hva kan vi gjøre, da? Hvordan kan vi få til en bedre arbeidstakt, der vi klarer å fullføre oppgavene uten å måtte gjenoppta samme aktivitet utallige ganger i løpet av dagen?
Min motgift er et vennlig «Gir du meg litt tid?» til den som avbryter. Det er det vanskelig å si nei til, selv for en stresset kollega. Utfordringen er å klare å gjøre det. For vi gjør svært mye på vane i hverdagen. Å la seg til stadighet avbryte, eller hvordan vi håndterer avbrytelsene, er jo også en vane.
Til slutt:
Husk at avbryteren ikke vet at han er en avbryter. Det er hårfint, det lille skillet mellom å være fleksibel og hjelpsom, og å la folk få ta for mye av tiden vår.

Tips for å håndtere avbrytelser bedre
Tren inn en ordlyd
Gi et vennlig «Gir du meg litt tid?» til den som avbryter. Det er det vanskelig å si nei til, selv for en stresset kollega. For å klare dette er forberedelse avgjørende. Øv inn ordlyden, og bestem deg for å bruke den neste gang. Finn gjerne dine egne ord, om mitt forslag ikke stemmer med ditt vokabular, din måte å si det på. Bare husk å være tydelig, vennlig, kort og konkret.
Kartlegg hva som er flaskehalsene hverdagen
Vi har alle våre tidstyver, som fungerer som flaskehalser i hverdagen vår. Det gjelder bare å finne dem. Hvilke avbrytelser tar uforholdsmessig mye tid? Og hvilke er unødvendige? Vi liker å være til nytte, og vi liker å gjøre andre fornøyd. Men kanskje får du ikke gjort det du bør, om du er den som alltid er fleksibel i alle dine ulike roller som venn, kjæreste, slektning eller kollega.
Praktiser korte økter, som 2 x 20 minutter
Vi to- til tredobler effektiviteten vår ved å jobbe uavbrutt i korte økter. Med den vissheten øker motivasjonen for å få det til. Sett av tid, og bestem deg i forkant for at du nå jobber konsentrert de neste 20 minuttene. Ha et kort og vennlig svar klart dersom noen avbryter deg.
Definer og etabler filteret ditt
Enkelte situasjoner eller personer må kunne få fatt i deg oftere enn andre. Dersom du blir avbrutt mens du sitter konsentrert, hvem skal kunne nå deg? Hvilke personer eller oppgaver er så viktige at de skal gjennom filteret ditt når du egentlig er opptatt eller på farten? 
Bort fra basen: Reis deg
Dersom du blir avbrutt og du opplever det som invaderende eller tidkrevende, reis deg fra pulten din, og ta med vedkommende bort fra basen din. Det oppleves som nøytraliserende, og du har større kontroll over tiden. Når du har hjulpet vedkommende, kan du gi beskjed om at du må tilbake til pulten din fordi noe haster ­– så unngår du at samtalen drar ut i tid.
”Skal bare” tar ofte resten av dagen
Vær bevisst på hva du bruker tiden din på. Dersom du stadig lar deg avbryte, eller avbryter deg selv, er det avgjørende at du klarer å gå tilbake til oppgaven du opprinnelig var i gang med. Svært ofte klarer vi ikke det, fordi andre gjøremål og mennesker dukker opp på veien.
Tipsene og teksten er hentet fra boken ”Tid til alt”.
Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke her på CecilieTS.no.
Du kan også se hvem noen av mine oppdragsgivere er, her.