Det er tampen av sesongen for meg, slik det er for de fleste av dem som lever av å holde kurs og foredrag. I dag har jeg flikket på presentasjonene for de neste par ukene, foredrag som skal holdes i blant annet Skien, Oslo, Kristiansand og Lillesand.

Å forberede et foredrag kan av og til være en krevende og underlig opplevelse, slik det har vært i dag. Neida, det er ikke det faglige det står på. Det er noe ganske annet som av og til står i veien for meg når jeg lager min neste presentasjon.

Det handler om hvordan vi ser oss selv, og hvor lett det er å snakke seg selv ned i forkant av et foredrag.
For, når jeg på hjemmekontor åpner både to og tre vedlegg fra arrangører og ser hvordan jeg blir presentert i konferanseprogrammet, på seminaret eller i forbindelse med et kurs – da lurer jeg av og til på hvordan jeg skal innfri. I slike øyeblikk klarer jeg ikke engang å nå opp til meg selv, og da er det vanskelig å få øye på foredragsholderen som leverer.

Jeg holder nesten hver uke kurs i presentasjonsteknikk, hvor jeg trener deltakerne på hvordan takle nervøsitet, hvordan nå inn med budskapet sitt, hvordan stå foran en forsamling. Og likevel skjer det også med meg: Jeg går rett i fellen, får feil fokus.

Det gjorde jeg i dag, da jeg så et stort bilde av meg selv i et program. Og det gjør jeg når jeg leser ord som ”en av Norges fremste kommunikasjonseksperter” og ”med en god porsjon humor” – da undres jeg om det virkelig er meg det er bilde av, om jeg kan nå opp til de store ordene – om jeg klarer å innfri.

I de minuttene, før fornuften innhenter meg, da går jeg rett i den klassiske og dessverre så utbredte kommunikasjons-fellen: Jeg blir opptatt av meg selv.

Heldigvis tar jeg til fornuft i tide, retter ryggen og finner riktig fokus. For er det en ting som er sikkert, så er det at det verste vi kan gjøre om vi vil nå inn til andre, det er å være opptatt av oss selv. Dessverre er det en av de vanligste feilene vi gjør, i all kommunikasjon. Vi ser ting gjennom vårt eget vindu, med vårt perspektiv, og så glemmer vi de(t) viktigste: Mottakerne. Dem vi skal snakke med.

Om du skal holde et faglig innlegg i et møte med noen få personer rundt bordet, eller om du skal stå på en stor scene, så er mitt sterkeste tips: Glem deg selv, for mottakerne er ikke opptatt av deg – de er opptatt av seg selv, og av å finne relevans i det du formidler. Sørg for å gi dem nytteverdi, og noe de kjenner seg igjen i ­– uansett om det er en faglig presentasjon eller en personlig tale du holder.

Da jeg i noen minutter snakket meg selv ned i dag, da spurte jeg meg:
Hva er det viktigste jeg kan gjøre for å lykkes med de kommende foredragene mine?
Umiddelbart kom det tre svar: Forberedelse, forberedelse og forberedelse.

Mange faktorer spiller inn for å få til en god presentasjon, her får du de tre jeg mener er blant de aller viktigste – og alle tre handler altså om forberedelse: Menneskene, mental holdning og fysisk holdning.

1. Menneskene: Ta dem på alvor

Gode forberedelser viser at vi tar andre på alvor. Dessverre er det svært vanlig å hoppe over “selvfølgelighetene”, når vi forbereder oss: Hvem er menneskene jeg møter i møterommet eller i konferansesalen? Hva jobber de med? Hvor kommer de fra? Hvilke referanserammer har de, og hva er de opptatt av? Hva står det i programmet at jeg skal snakke om, hva har jeg takket ja til å gi? Hva vil jeg at de skal huske når jeg er ferdig med min presentasjon, og hvorfor holder jeg denne presentasjonen?

Det kan være stor forskjell på hvilke eksempler som skaper gjenkjennelse hos en småbarnsforelder som bor i grisgrendte strøk med flust av barn, tre hunder, fotballtrening og en skiftjobb ­– og en enslig person som bor midt på Grünerløkka, jobber dobbelt og lever spontant med cafémiddager og uteliv.

De to kan ha samme faglige bakgrunn, men likevel relatere budskapet vårt til helt ulike referanserammer, og dermed tolke budskapet på svært ulik måte. Vi ser verden fra vårt perspektiv, og som mottakere leter vi etter relevans i det vi hører og ser: Noen kjente knagger å henge budskapet på.

Perspektivet vårt er som å se ut av eget vindu, i stuen vår eller på kontoret. Jo lenger bort fra vinduet og inn i rommet vi går, jo mindre ser vi av hva som er utenfor vår lille verden. Synsfeltet snevres inn, og slik er dessverre ofte tankegangen vår også – spesielt om vi er nervøse.

Stikk hodet ut vinduet ditt neste gang du forbereder deg, lær mer om hvordan andre ser ting fra sitt perspektiv, når du lager din presentasjon. Eller enda bedre, ta deg en tur på utsiden slik at du ser hele huset og omgivelsene utenifra, i stedet for å se kun det du får med deg fra ditt vindu. Desto mer du vet om mottakernes hverdag og virkelighet, dess mer kan du spisse budskapet og bruke gjenkjennbare eksempler.

Husk bare på at du må være komfortabel med språket, og med hvordan du uttrykker deg. Ingen kjøper et budskap som du selv opplever at ligger unaturlig i ditt ordforråd eller i din erfaring og kompetanse.

En god presentasjon handler svært lite om avsender og nesten bare om mottaker. Visst kan (og bør) du snakke om din egen erfaring, deler historier og eksempler fra ditt perspektiv. Husk bare på at du har et formål med det du deler, og at dem du snakker med skal kunne relatere dine eksempler til sin virkelighet.

Som avsender av et budskap er jeg ”bare” et virkemiddel, hvor målet er å nå inn til den andre personen. Det gjør jeg best ved å gi vedkommende noe som er interessant, relevant eller i det minste morsomt for den jeg snakker med.

Så skal det sies at jeg er en av dem som virkelig ikke er morsom. Da blir det ekstra viktig å kompensere med å være så ekte som mulig, og er jeg riktig heldig klarer jeg å skru på litt sjarme også. Vit hvem du er, og hvordan du virker på andre. Vær enda mer av den du er heretter, når du formidler noe som du selv tror på, og som du ønsker at andre skal lytte til. Genuin selger, i motsetning til en korrekt strategi – om den går på tvers av din personlighet.

2. Snakke med – aldri til (mental holdning)

Vi kan velge oss passive, defensive kommunikasjonsmetoder, eller en mer aktiv, lyttende og fremoverlent kommunikasjonsteknikk. Svært mange snakker til andre. Det er ofte uavhengig av rollen vår, om det er som foredragsholder, møteleder eller småbarnsforeldre. Når vi snakker til andre er vi opptatt av oss selv og budskapet vårt, og glemmer ofte det viktigste – nemlig den eller dem vi ønsker å nå inn til.
Bestemmer du deg allerede i forberedelsene at du skal snakke med mottaker(ne) i stedet for til, endrer det vårt fokus: Hodet vårt blir, ofte ubevisst, opptatt av å ta inn den andres respons og justere vår kommunikasjon deretter. Når vi snakker med mennesker, om det er en person, fem personer eller en forsamling på mange hundre, da merker mottakerne det: Vi blir mer lydhøre, mer opptatt av de andre og mindre opptatt av oss selv.

Å snakke med noen viser at respekt for de andre, samtidig som vi lettere kan justere egen kommunikasjon, være mer lydhøre. Dette gjelder også i situasjoner hvor det kun er vi som snakker, som når vi holder et faglig innlegg, en tale eller et foredrag.

Jeg pleier å si at å velge å snakke med noen fremfor til noen er en holdning. Og når du først ser effekten av det, kan jeg nesten love at motivasjonen øker: Vi får lyst til å snakke oftere med og sjeldnere til våre omgivelser. Jeg praktiserer dette konsekvent, også på hjemmebane når jeg snakker med barna: Et ”jeg snakker med deg”, om enn litt oppgitt fra en utålmodig mor, er hyggeligere enn det mer selvopptatte og formanende ”jeg snakker til deg”.

Mennesker vil bli sett, og når vi snakker med dem er det akkurat det som skjer: Vi ser hverandre og skaper en langt bedre kontakt enn om vi bare er opptatt av å få ut eget budskap.

3. Vær fjellstø – inn med to ekstra ryggvirvler (fysisk holdning)

En viktig ingrediens for å bli sett og hørt er integritet og troverdighet, og det kommer sammen med respekt. Selvrespekt. For, skal vi få respekt hos andre og fremstå med integritet og (tro)verdighet, må vi først ha troen på oss selv og eget budskap.

Dersom vi snakker oss selv ned før et møte eller en presentasjon, kan jeg nesten garantere at vi ikke klarer å nå inn til andre med budskapet vårt. En viktig del av forberedelsene er positivt selvsnakk: Ha tro på det du gjør, og bruk ditt eget kroppsspråk for å overbevise deg selv. En sammensunket holdning og en oppgitt mine overstyrer en desperat ”dette skal jeg få til”-tanke. Derfor er vår fysiske holdning en viktig del av forberedelsene: Sett inn to ekstra ryggvirvler slik at du får en rak rygg, god pust og hevet hode. Dét selger, og gir deg både integritet og respekt – først overfor deg selv, deretter hos dem du møter.

Til slutt…

Husk at forberedelse handler ikke alltid om mest mulig tid til å forberede seg, men om best mulig tid. For meg betyr forberedelse ”den tiden og de ressursene jeg har til rådighet, der og da”. Noen ganger kan det bety svært mange arbeidstimer, andre ganger må jeg ta noe på strak arm og på meget kort varsel.

Da er det avgjørende at jeg husker de tre tipsene du nettopp har lest om: Forberedelse, forberedelse og forberedelse – menneskene, mental holdning og fysisk holdning. Faget? Det kan vi, det er formidlingen som avgjør hvor mye mottaker får med seg.

For flere tips om kommunikasjon og tidsbruk, velkommen innom min Facebook bedriftsside, CecilieTS.no.
Du kan også følge meg på Instagram, CecilieTSno. Der deler jeg glimt fra livet som foredragsholder, småbarnsmor og skribent.