Snart er hverdagen her, travlere enn noensinne – for, i høst skal mye være gjort både på jobb og hjemme. Da gjelder det å være strukturert, slik at vi kan senke skuldrene helt, når vi atter unner oss fri.
Her er noen tips som kan fungere både før, under og etter ferietid.

Det er så lett å planlegge, i teorien. Kalenderen er medgjørlig, og vi er selvsagt fleksible. Så når oppgavene, møtene og menneskene som ønsker noe av oss, står i kø, plotter vi villig alt og alle inn i kalenderen. En fullbooket kalender er da fint.

Men så kommer virkeligheten inn i bildet. Den stemmer ikke alltid med kartet i kalenderen. For møtelederen går over tiden slik at vi blir for sene til neste avtale. Trafikken står, der vi normalt bare bruker ti minutter på å kjøre fra A til B. Og så var det en kunde eller kollega som hadde en hastesak ­ – akkurat idet vi var på vei ut døren.

Svært mange av dem jeg møter booker kalenderen for full, er for ambisiøse med huskelisten sin, sier ja til for mye. Fordi vi vil så gjerne være både veldig hyggelige, veldig fleksible og veldig dyktige. Det er litt som med mat: Appetitten er stor, men magen blir mett før øynene. Da gjelder det å lære av erfaring, og justere deretter.

Det er flott å være positiv og å ville mye, men når det gjelder vår egen tidsbruk – i fritiden eller i jobb- eller studiesammenheng – bommer mange av oss dessverre altfor ofte. Vi er tidsoptimister, og det er fort gjort å la velviljen styre slik at vi lover mer enn hva vi kan holde.

Vi kjenner nok alle noen som lover for mye: Dem som alltid sier ja, men som også alltid er for sene, eller som ikke dukker opp som avtalt i det hele tatt. Vi lærer oss gjerne å ta enkelte personers hyggelige «ja» med en klype salt. Det kan være kolleger, venner eller familie, hvor vi vet at vedkommende blir sen når vi skal treffes, eller ikke leverer avtalte gjøremål til avtalt tid.

Vil vi selv være en slik person? Jeg tipper at de fleste svarer nei. Vi vil jo ikke det.
Og selv om vi klarer å levere til avtalt tid, stille opp som lovet, gjøre alt som står i kalenderen, så er også spørsmålet: Med hvilken kvalitet gjør vi det? Én ting er kvalitet på oppgaven. Der kan vi tåle å ikke være best i alt, ikke gjøre alt helt perfekt. Men hva med livskvalitet? Hvordan har vi det når kalenderen føles som et hamsterhjul?

I tillegg til å være tidsoptimister, fyller vi også kalenderen fordi vi opplever et indre eller ytre press. Det kan være våre egne forventninger, ønsker eller mål som presser oss – eller det kan være opplevelsen av at noen i omgivelsene våre forventer noe av oss. Det kan også være noe vi skal hjelpe til med i fritiden, en oppgave på jobben, en familiemiddag eller et vennetreff.

Arbeidsøkt i hagen. (Foto: Jon Anders Skau)

Her er noen tips for å strukturere hverdagen bedre:

Sørg for å ha tidsbuffere
La kalenderen din ha luft mellom aktivitetene: Tomrommet mellom to avtaler eller oppgaver fylles garantert opp av ad hoc-situasjoner, mennesker som har behov for å få fatt i oss, transportetapper, påfyll av mat og drikke eller behovet for en pause, rett og slett.

Behold kontrollen
Unngå å gi ut detaljinformasjon, når du styrer dagene dine. Svært få mennesker trenger å ha full kontroll på tiden din. Folk tar ofte den tiden de får, og mer til. Neste gang noen spør når ditt neste møte er, sørg for å svare at «jeg er ledig frem til halv tolv” fremfor å si at «møtet mitt begynner tolv». Det samme gjelder for private avtaler med venner og familie: Det er lov å si at det ikke passer, uten at vi må fortelle og rettferdiggjøre hvorfor det ikke passer.

Vær bevisst på hva du bruker tiden på
Finn ut hva du bruker mest tid på hver uke, og hva du blir målt på. Hva trives du aller best med å gjøre? Det gjelder å ha samsvar mellom hvor tiden vår går og hva som har verdi for oss. Dessuten: Dersom det viser seg at det vi liker aller best med å gjøre er noe vi bruker lite tid på og at vi heller ikke blir målt på det, er det fort gjort å bli demotivert. 

Etabler Tre Travle Dager
Gå høyt ut når uken din starter. Dersom du ønsker noe fullført innen fredag, sett din egen interne tidsfrist til onsdag. Fyll kalenderen opp de tre første dagene hver uke, la det være mer luft i både kalender og «to do»-lister torsdag og fredag. Med denne arbeidsrytmen takler du avbrytelsene, ad hoc-oppgavene og uforutsette ting bedre, og du har kapasitet mot slutten av uken til å komme i mål.

Tipsene er hentet fra boken min ”Tid til alt. Gjør mer av det du tror på.”  (Kagge forlag, aug. 2015)

Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke på CecilieTS.no. Her finner du også min kontaktinformasjon for foredrag, kurs eller skriveoppdrag. Du kan også kontakte Athenas, vedrørende mine foredrag.
Her er noen av mine oppdragsgivere, og her kan du lese mer om Årets Hederspris 2015 (Confex).

Snart fri – jobb først. (Foto: Jon Anders Skau)