Mange ønsker seg mer effektive møter og færre avbrudd i hverdagen Urealistisk? Tja. De neste ukene kan faktisk bli litt mindre krevende, med noen enkle tips.

Se på egen tidsbruk, en typisk hverdagsuke: Hvordan påvirker omgivelsene våre oss, når vi velger hvordan vi bruker tiden vår? Hvordan ser dagene våre ut? Når er det størst sjanse for å få ro til å arbeide uforstyrret, eller for å treffe de menneskene vi har lyst til å bruke tid med? Hvordan ser en typisk tirsdag eller lørdag ut for hver av oss, og for dem vi tilbringer hverdagen med?

Mange blir for eksempel påvirket av en typisk tirsdag på jobb: Det er den dagen  for mange) vi selv er kontinuerlig i møter, og vet at vi ikke bør ha ambisjoner om å få gjort så mye annet. Eller motsatt: «Alle andre» i bedriften er opptatt da, og det er dermed en gyllen sjanse til å få jobbe uavbrutt i langt større grad enn på de andre dagene.

Ukens mønster preger også hvor mye tid vi må sette av til transportetapper, og til aktiviteter som trening eller innkjøp. Køen i de større byene er ofte flaskehalsen for den tidsbruken, og vi kan mange ganger forutse når det kommer til å være kø.

Hvilke dager og timer er smalest for hver enkelt av oss? Hvilke gjøremål er flaskehalsen i hverdagen vår? Når kan vi finne ro til å jobbe uavbrutt ­med det som er viktig for oss, for arbeidsgiveren vår, studiene våre eller våre nærmeste?

Om det er å fordype seg i langsiktige strategier på jobb, dyrke en hobby eller gå tur med hunden, så anbefaler jeg fokusfaser og mentale friminutt. Det handler om å dele dagen og uken inn i ulike rytmer ved å variere takt, tempo og intensitet.

Del de ulike arenaene i dagen inn i tre, fire eller fem faser. Jobb er en arena. Hjemme en annen. Det som kjennetegner en arena er ofte rollen vi har der. Vi er samme person, men skifter rolle, og omgivelsene endres og har et annet sett med forventninger til oss. De færreste har behov for å strukturere tiden på alle arenaer like mye. Ofte er det én arena som er flaskehalsen, og som preger oss også når vi ikke er der, i alle våre 24 timer, sju dager i uken.

Fokusfasene
På jobbarenaen har vi roller som leder, kollega, ansatt og kanskje også venn. Når vi skal dele inn dagen, eller nattskiftet, bruker vi erfaringen vi har. Når er flaskehalsene, hvilke dager er «min tirsdag» (altså den travleste dagen) på jobb, når på dagen blir jeg minst forstyrret? Er det timer hvor jeg har færre kundehenvendelser, eller ettermiddager hvor det er større sjanse for å få jobbe uavbrutt på kontoret?

På jobbarenaen har vi roller som leder, kollega, ansatt og kanskje også venn. Når vi skal dele inn dagen, eller nattskiftet, bruker vi erfaringen vi har. Når er flaskehalsene, hvilke dager er travlest på jobb, når på dagen blir vi minst forstyrret? Når fungerer vi best?

De fleste er mest optimistiske og mest effektive tidlig på dagen, et par timer etter at vi har stått opp og spist et hovedmåltid – som etter frokost.Dette kan være en nyttig bevisstgjøring når vi organiserer arbeidsdagen. De fleste jobber mest effektivt og har mest pågangsmot om morgenen. Dersom dette gjelder deg også, ta det med i regnestykket når du lager dine fokusfaser.

Basert på hvordan du er skrudd sammen og hvordan omverdenen fungerer, kan du dele inn arbeidsdagen i faser. For svært mange som primært jobber med et kontor som base, kan dagen se omtrent slik ut:

Slik kan tidsbruk og intensitet gjennom dagen se ut.

Det er essensielt at tidspunktene i fokusfasene er retningsgivende, uten at de er absolutte. For å få denne modellen til å fungere i praksis, må vi lage en mest mulig realistisk og gjennomførbar plan. Men husk at planen er ment som en tankegang, og ikke som en fasit på hvordan dagene faktisk blir. Jeg anbefaler at du lager din egen versjon av denne modellen, slik at den er tilpasset til din hverdag og en rytme som passer for deg. Våre handlinger og prioriteringer preges av hvor bevisste vi er, og her vil modellen hjelpe deg til å bli flinkere til å prioritere. Bevisst, og ubevisst.

Fase 1. En god start: Gå-høyt-ut-fasen
Fra starten av dagen går vi høyt ut, for å få en god og effektiv start. Her trenger vi ofte 10 til 20 minutter på å varme opp. Da kan vi nyte kaffekoppen, og hoppe litt mellom ulike oppgaver, som å sjekke mail, svippe innom sosiale medier en kort tur, og få oversikt over kalenderen. Det er avgjørende at vi har kontroll på tiden i oppvarmingsfasen. Med en deadline går det lettere: Jeg kan for eksempel si til meg selv at om 20 minutter, klokken halv ni, da går jeg i gang med de tingene som krever høyere tempo og større konsentrasjon.

Nå har vi anledning til å få til en effektiv økt, hvor vi får oversikt over dagen og i tillegg får unna mange små gjøremål. Det som preger fase 1, er at vi får jobbe mest mulig uavbrutt, og går ut i et ganske høyt tempo når vi er ferdige med «oppvarmingen». Vi veksler mellom ulike gjøremål, eller får et par gode økter med dybdearbeid.

Fase 2: Ad hoc-fasen
Dagen er godt i gang, og vi vet at de neste timene får vi mindre tid til å jobbe konsentrert. Stikkordet er mennesker, om det er interne møter, kolleger som avbryter for å få hjelp og sparring eller kunder som trenger vår bistand.

Denne fasen preges av multitasking og lettere oppgaver, fordi avbrytelser gjør at det er vanskelig å fordype seg. Å forsøke seg på konsentrasjonsoppgaver vil oppleves som frustrerende og energikrevende i denne fasen.

Fase 3: Den sosiale fasen
Denne fasen kaller jeg for den sosiale fasen. I jobber som involverer mye sparring med kolleger og møter med kunder, går det bort mye tid til sparring, avbrytelser, avtaler eller kundebehandling. For mange er dette selve definisjonen på jobben, og noe av det viktigste de gjør.

Dersom det er mulig, legg møtene til klokken 10 eller 11 og utover, fremfor det tradisjonelle møtetidspunktet klokken 9. Det er fort gjort å booke kalenderen på en tilfeldig og ustrukturert måte. Forsøk heller å samle møtene til en viss tid på dagen, og gjerne på faste dager. Det kan være effektivt og praktisk å samle møtene til midt på dagen, i den grad vi selv kan påvirke møtetidspunktene. Etter flere timer ved kontorpulten, og kanskje deler av tiden dypt konsentrert med øynene på skjermen, har både hode og kropp godt av forandring.

Fase 4: Oppsamlingsfasen
Mot slutten av dagen kan det være lurt å ha en åpen kalender, i stedet for å være i møter helt til arbeidsdagen er slutt. Da får vi anledning til å svare på henvendelser som har kommet underveis i løpet av dagen, ta en nødvendig telefon, være tilgjengelig for en kollega som har forsøkt å få fatt i oss. Kort sagt: Nøste opp i løse tråder, og ting som bør være gjort før arbeidsdagens slutt.

Fase 5: Det vi ikke rakk-fasen
Se for deg at du fullfører en sirkeltegning. Denne fasen biter fase 1 i halen. Det er denne fasen som gjør at vi får en god start på dagen i Fase 1 i morgen, at mange kan jobbe med fleksibel arbeidstid slik at de får hverdagen til å gå i hop for seg og sine. Det vi ikke rakk-fasen kan for mange også kalles kveldsøkten. Den sørger for en roligere start på neste arbeidsdag.

Tips for å dele opp dagen
Kartlegg en typisk uke.
Husk taktskifter.
Finn flaskehalsen i hverdagen din.
Ha fullt fokus i noen økter.
Finn ut når på dagen du konsenterer deg best.
Planlegg dagene og ukene – da vet vi lettere hva som kan velges bort når ad hoc-saker dukker opp.

Til slutt:
Det er på ingen måte realistisk at vi får til fokusfasene hver dag, eller hver uke. Men ved å lage faser, være bevisst på når du og dagen din (les: de andres forventninger og tidsbruk) fungerer best til de ulike gjøremålene, vil vi i langt større grad enn tidligere klare å lage en fin rytme.

Lykke til!

Tipsene og teksten er hentet fra boken ”Tid til alt”.

Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke her på CecilieTS.no.
Du kan også se hvem noen av mine oppdragsgivere er, her.