Mange opplever at hverdagen er preget av uforutsigbarhet og ad hoc-situasjoner. Slik må det også være, for de fleste av oss: Tilgjengelighet og fleksibilitet er en viktig del av hverdagen, og vi må langt på vei leve med at uforutsette situasjoner oppstår.

Men, det kan være nyttig å være bevisst på hvordan uforutsigbarhet virker inn på oss, og hvordan vi takler frustrasjon. Vår holdning, og hvordan vi håndterer vanskelige eller uventede situasjoner, preger både vår evne til å jobbe effektivt og ikke minst vår evne til å holde en god tone gjennom tydelig og vennlig kommunikasjon.

Her er noen tips til hvordan takle arbeidsdagen, når uforutsette problemer oppstår:

1. Vær bevisst på når det passer å ventilere
Det er naturlig å bli frustrert når vår kollega eller leder i siste liten ber oss forberede en presentasjon til møtet som starter om et kvarter. Ofte er det de samme personene som i siste liten ber oss om å gjøre noe, uten at vi får anledning til å rydde tid og rom for forberedelse. Da er det fort gjort å snu seg til en kollega for å få ut frustrasjonen, fremfor å bruke det neste kvarteret på å forberede seg til møtet.
Vent med den ventileringen neste gang, er mitt tips.

Bruk heller energien på å forberede det kommende møtet. Visst er det viktig å få ut frustrasjon, men å gjøre det rett før vi skal prestere vil ta fokuset bort fra hva vi skal levere, og dermed redusere vår evne til å gjøre vårt beste der og da. Dessuten, vi tar vår kollega med oss på nedturen, ved å spontant behandle vedkommende som klagemur.

Snu energien, bruk den på å forberede møtet du snart skal inn i, fordi:

2. Ta deg selv og oppgaven på alvor – da gjør andre det også
Hvem har vel ikke sittet i et møte, hvor en kollega har startet sin presentasjon med et defensivt, energiløst og litt oppgitt ”Nå fikk jeg veldig kort varsel på dette, så jeg har ikke fått tid til å forberede meg…”? Hva er det vedkommende egentlig sier til oss? Han eller hun kunne like gjerne sagt at ”Nå skal jeg levere middelmådig kvalitet, og det må dere høre på mens jeg tar tiden deres.”

3. Forberedelse gir integritet
Unngå den type formuleringer, rett ryggen og vit at du har brukt det kvarteret du hadde til rådighet på best mulig måte. For, da er du godt forberedt og da leverer du ditt beste – basert på den tiden og de ressursene du har til rådighet der og da. Slikt merker folk.

Ved å sette inn to ekstra ryggvirvler når vi blir frustrerte, gi vi oss selv integritet og selvrespekt. Og vil vi at andre skal tro på oss og på budskapet vårt, må vi jo først ha tro på det selv. Har vi derimot brukt tiden på ventilere i stedet, er sjansen stor for at vi føler oss punktert, og prestasjonen vår blir deretter: Slapp og lite strukturert.

Forberedelse handler ikke om alle timene vi ikke har, eller om å klare å forutse frustrerende situasjoner. Forberedelse i hverdagen handler om å takle uforutsette situasjoner på best mulig måte – med den tiden og de ressursene vi har tilgjengelig der og da.

Hvordan vi bruker de to minuttene, de ti minuttene eller den timen vi har til rådighet, påvirker ryggraden vår – og dermed også utfallet av hva vi leverer og hvordan vi kommuniserer det.

Deler av teksten er hentet fra boken min, Tid til alt.

Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke på CecilieTS.no. Dersom du vil lese flere av mine bloggposter, finner du dem her.
Og her er noen av mine oppdragsgivere.

Foto: Renate Larsen Lorentzen