Nå er vi her igjen: Langt inne i mai måned  – med inneklemte dager, og dermed færre, og desto travlere dager på jobb. Sommerferien frister i det fjerne, men før den kommer skal mye være gjort. Med tette tidsfrister og mer fri gjelder det å være ekstra effektive mens vi er på jobb. For, oppgavene tar ikke hensyn til ferier eller inneklemte fridager.

Mange ønsker seg en mer strukturert og effektiv hverdag, og tenker at mer tid ville være fint. Vi får ikke mer tid. Men vi kan få bedre tid, ved å ta i bruk noen teknikker.

Utfordringen er at mange av våre arbeidsvaner er så godt innarbeidet at vi handler på autopilot, og blir blinde på egne vaner i hverdagen.

Her kommer noen konkrete tips til hvordan ta styring for å jobbe mer effektivt. Jobber vi effektivt trives vi ofte bedre i hverdagen og blir en mer fornøyd utgave av oss selv.

1. Velg bort med bevisste prioriteringer

Bevisste prioriteringer øker både effektivitet og tilfredshet, også i arbeidslivet. Jeg anbefaler to spørsmål som den aller viktigste prioriteringsnøkkelen når små og store avgjørelser skal tas. Trenes disse to spørsmålene inn i ryggraden vår, vil de tenkes automatisk. Ofte kan en ikke gjengi at en har tenkt dem, de ligger der som en refleks.

Mine to nøkkelspørsmål for tydelig prioritering er:

Hva har størst verdi?

Hva får størst konsekvens om jeg lar være å gjøre det?

Dersom spørsmålene blir en del av tenkesettet vårt, vil vi i hverdagen svare ubevisst og automatisk på dem når hverdagens utfordringer står i kø. Når større avgjørelser skal tas, kan spørsmålene brukes for å vekte ulike arbeidsoppgaver og utfordringer, slik at vi velger å bruke tiden på de viktige og riktige tingene.

2. Vær først effektiv, deretter produktiv

Mange forveksler de to begrepene effektivitet og produktivitet. Vi kan si eller tenke at vi har vært så effektive, når vi har fått unna mye eller hatt det svært travelt. De fleste av oss kjenner også følelsen av å lure på hva vi egentlig har utrettet på jobb i dag – på tross av at det har vært en svært travel dag, gjerne med mange avbrytelser.

Effektivitet består av to komponenter, i riktig rekkefølge: Å være effektiv handler først om å gjøre de riktige tingene og deretter å gjøre dem rett.

Vi må altså være bevisst på hva som er ”de riktige tingene”, hvilke arbeidsoppgaver som har størst verdi, for å være effektive.

Når vi går hjem med følelsen av å ha vært svært travel, men likevel undres hva vi egentlig har utrettet, da har vi ikke vært effektive ­–­ bare travle.

Først når vi er effektive kan vi bli produktive og få unna mye av det som haster eller har stor verdi. Produktivitet forutsetter et jevnt, høyt tempo. Vi blir produktive når vi jobber med full konsentrasjon og uforstyrret. Om mange forstyrrelser er en del av jobben kan en fortsatt være produktiv. Når vi stadig evner å gjenoppta det effektive arbeidet med fullt fokus etter avbrudd, er vi produktive.

Effektivitet: Å gjøre de riktige tingene – og deretter å gjøre dem rett.

3. Håndtere avbrytelser for å få jobbe uavbrutt

For mange er avbrytelser en naturlig og nødvendig del av jobben. Likevel går det en grense for hvor mye vi bør la oss avbryte, før det går utover effektivitet og produktivitet – og dermed kvaliteten på det vi gjør.
Ved å jobbe uavbrutt i kortere økter på 15, 20 eller 25 minutter to- til tredobler vi effektiviteten vår. Vi øker altså vår evne til å prioritere de riktige oppgavene, og til å utføre dem korrekt. (Ref. Definisjonen på effektivitet tidligere i artikkelen.)

Klarer vi å få til minst et par slike økter for dag, vil vi få unna flere av de viktigste oppgavene – med høyere kvalitet og større trivsel mens vi er på jobb.

Sett av tid til noen ”20-minuttere” i løpet av dagen, og bestem i forkant for at nå jobbes det uavbrutt i det tidsrommet. Ha et kort og vennlig svar klart, dersom noen avbryter deg i en slik arbeidsøkt. Og selvsagt; sørg for å være tilgjengelig før og etter slike arbeidsfaser, slik at dem som trenger å nå deg opplever at de får den hjelpen de trenger.

Tipsene er hentet fra boken min ”Tid til alt. Gjør mer av det du tror på.” (Kagge forlag, aug. 2015)

Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke på CecilieTS.no. Her finner du også min kontaktinformasjon.
Du kan se hvem noen av mine oppdragsgivere er her, og kontakte meg for foredrag eller kurs.