Et ganske ferskt år er igang. Med blanke ark møtte vi optimistisk et nytt år i starten av januar – med håp om en mer strukturert og effektiv hverdag. Utfordringen er at vi har minst like mye å gjøre som i fjor, og mange av våre arbeidsvaner er så godt innarbeidet at det er vanskelig å se hva vi kan gjøre annerledes.

Her kommer tre tips til hvordan jobbe mer effektivt: Prioriter oppgavene og rekkefølgen når de skal løses, jobb konsentrert og uforstyrret i korte intervalløkter på 20 minutter og ta de riktige, gode pausene.

Jeg møter mange, både bedriftsledere og ansatte, som opplever at de har det for travelt. De får ikke mer tid, slik de gjerne tror når de kommer på mine foredrag, men de kan få vesentlig bedre tid. Urovekkende mange føler seg som offer for egen travelhet; de aksepterer presset fra omgivelsene, og opplever at andre eier tiden deres. Vi kan få bedre tid ved å ta flere aktive valg, og lære oss noen prioriteringsteknikker.

To nøkkelspørsmål for å prioritere er Hva har størst verdi? og Hva får størst konsekvens om jeg lar være å gjøre det?

Dersom vi stiller oss de to spørsmålene hver dag og hver time, vil de etter noen uker sitte i ryggraden som en refleks. Da vil det være mye lettere å prioritere, og de viktigste gjøremålene velges etterhvert automatisk. Utfordringen er å klare å øve inn de to nøkkelspørsmålene, noe som oppleves som vanskelig til å begynne med, når den velkjente burde-følelsen stadig dukker opp.

Så til de tre tipsene jeg nevnte innledningsvis:

Prioriter oppgavene – presserende, eller viktige?
En av våre største prioriteringstabber er at vi ikke klarer å skille mellom presserende og viktige oppgaver. Når vi går fra travel til stresset modus, kaster vi oss over de oppgavene som ”roper høyest”. Det er de oppgavene som ikke forsvinner før vi har håndtert dem – som kollegaen som avbryter oss, mailen som popper opp på skjermen din eller telefonen som ringer. Dette er her-og-nå oppgavene, de presserende oppgavene.

Presserende oppgaver kjennetegnes ved at det som regel får små konsekvenser for få personer, om vi lar være å gjøre dem her og nå. Likevel prioriteres disse oppgavene, fordi de bærer preg av å haste – og da handler vi automatisk nettopp fordi vi intuitivt opplever at det haster.

Ofte er de presserende gjøremålene ad hoc-situasjoner som oppstår der og da, og som vi ikke visste om eller hadde planlagt da arbeidsdagen begynte. Det er ”skal bare”-oppgavene som fort kan ta resten av dagen, slik at vi ikke kommer i gang med de viktige, planlagte oppgavene.

Viktige oppgaver har ofte et mer langsiktig tidsperspektiv, i motsetning til de kortsiktige her-og-nå-oppgavene. Det kan være neste års budsjett som skal være i havn om en måned, en markedsplan som skal ferdigstilles innen en gitt dato eller en viktig e-post som det bare tar to minutter å skrive og som må sendes i løpet av arbeidsdagen. Dette er oppgaver som vi ofte vet om i forkant, og som vi stadig skyver på fordi de ikke bærer preg av å haste.

De viktige oppgavene er gjerne kjernen i jobben vår – fagfeltet vårt – og hva vi blir målt på. Likevel skyves de på til fordel for mer presserende saker. Til slutt blir de langsiktige gjøremålene presserende. Dermed klarer vi ikke å holde tidsfrister, eller vi leverer middelmådig kvalitet på det vi gjør fordi vi har hastverk med å ferdigstille oppgaven.

For å få bedre kontroll i hverdagen, anbefaler jeg 80/20-regelen: Omtrent 20 prosent av gjøremålene våre utgjør omtrent 80 prosent av verdien av alt vi gjør. Det betyr at bare 20-30 prosent av gjøremålene er viktige å prioritere først, mens resterende saker kan vente, fordi det har liten betydning om de gjøres nå eller senere.

Vær litt mindre tilgjengelig, litt mer til stede
En av de største utfordringene for effektiviteten vår er tilgjengelighet i så mange kanaler, både analogt og digitalt; e-post, telefon, chat, sms, Facebook og andre sosiale kanaler. I tillegg er mange av oss fleksible når andre avbryter oss på kontoret, også når vi sitter dypt konsentrert. Vi glemmer at ved å være konstant tilgjengelige, oppdrar vi omgivelsene våre til å forvente rask respons fra oss.

Ved å begrense egen tilgjengelighet i korte faser, øker vi tilstedeværelsen vår ­– både når vi jobber uavbrutt og konsentrert med noe, og når vi igjen er tilgjengelige for andre. Det er sjelden nødvendig å besvare alle henvendelser med en gang. Lukk gjerne mailen og skru av chat når du gyver løs på en kort konsentrasjonsøkt.

Når vi jobber uavbrutt en liten stund, for eksempel 20 minutter, to- til tredobles effektiviteten vår. Dermed frigjør vi tid og kapasitet til å atter håndtere alle henvendelsene etter endt arbeidsøkt. Ved å sette tydelige premisser for når vi er tilgjengelige i hvilke kanaler blir vi både mer effektive og mer til stede for dem rundt oss.

Det er vanskelig å jobbe med én ting om gangen, fordi vi ofte blir avbrutt. En trøst er det, at korte konsentrasjonsøkter på 20-25 minutter virker best for de fleste. Blir øktene for lange reduseres konsentrasjon og yteevne. Min anbefaling er å lage seg et par slike økter per dag, hvor andre henvendelser må vente.

Ta de gode pausene
Ta korte, gode pauser ­– også når det koker som verst. Da får hodet hvile, og vi får ny energi. Slik minsker vi også risikoen for å feilprioritere, og blir mer presise i arbeidet vårt. Det er fort gjort å løpe gjennom dagen i travle tider, og de fleste er dårlige til å ta pauser når vi virkelig trenger dem. Følelsen av konstant travelhet kan føre til stress, og vi ender opp med å la samvittighet og omgivelsene styre pausefrekvensen vår.

Tidsstyring og effektivitet assosieres med mest mulig jobbing, for mange. Det er faktisk motsatt: Jo flere korte, små avbrekk vi har mellom de effektive øktene, dess bedre presterer vi. Å våge å ta slike tre- eller fem-minuttere krever viljestyrke og struktur i starten. Når vi ser effekten av pausene blir det lettere å prioritere de minuttene, før neste gjøremål.

Tipsene er hentet fra boken ”Tid til alt”.

Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke her på CecilieTS.no.
Du kan også se hvem noen av mine oppdragsgivere er, her.