«Jeg vil være hun som holder tiden, og som holder ord», sa hun. Et kjent utsagn som jeg ofte hører når jeg jobber med temaet tidsbruk.

Mange ønsker seg mer handlerom og friere kalender – i teorien. Men i praksis oppleves det som så vanskelig å få til. Her kommer noen aspekter, en dose forskning og noen konkrete tips som kan gjøre tanker til handling.

Årsaken til at vi utsetter avtaler eller skyver på oppgaver er ofte en av disse tre faktorene:

1) Oppgaven er langsiktig, haster ikke.

2) Oppgaven er kjedelig.

3) Vi er usikre på om vi mestrer noe.

Men så er det en fjerde faktor, som er undervurdert og underkommunisert: Vi lover for mye til for mange.

For, vi vil jo så gjerne stille opp når sjefen spør, når venner spør og når en god kollega vil ha en bit av oss.

Tidsfristene hoper seg opp, mens vi sier ja – og skyver datoen foran oss. «Det er jo en god stund til, det løser seg nok innen den tid.» Der og da mangler vi mot til å la være å love for mye.

Så kommer dagen, og vi ser at vi ikke har kapasitet til å gjennomføre det som står på planen. Vi avlyser avtalen vår, skyver på tidsfristen, flytter møtet mens vi kjenner på samvittigheten, og på følelsen av å ikke strekke til. Igjen.

I vår iver etter å være både pliktoppfyllende og godt likt, sier vi ja – også når vi mener nei. Så lurer vi på, i vårt stille sinn, hvordan vi skal løse den kalenderfloken. Konsekvensen blir gang på gang at vi må bryte avtaler, og flytte på planlagte oppgaver.

Det er en kortsiktig tankegang, hvor vi glemmer å vurdere en viktig faktor: Vår integritet. For, hvordan oppfattes vår evne til å bygge tillit, og hvilke assosiasjoner skaper vi til vår egen person når vi til stadighet må bryte avtaler og tidsfrister?

Vi undergraver egen integritet og andres tillit når vi tar den enkleste løsninger der og da: Et ja, som om få dager eller uker blir til et tydelig nei ved at vi likevel ikke kan stille på det møtet, den middagen, den dugnaden.

Den mentale vaklingen på veien mot en mulig avlysning koster også mye energi. Vi snakker oss selv ned, forsøker å finne løsninger mens vi baler med et «hvorfor sa jeg ja til dette, jeg klarer aldri å få til alt». Så blir det til en selvoppfyllende profeti – vi avlyser.

En avlysning er bare et tastetrykk unna; en rask sms, sammen med en emoji som uttrykker at vi beklager, og at vi bryr oss. I takt med at frekvensen på antall avlyste avtaler øker, synker vår integritet.

Med denne tanken om bord er det kanskje lettere å være den som fra nå av forsøker å få mer kontroll på tiden? For, de fleste av oss vil gjerne bli assosiert med at vi er en som holder tiden og som holder ord.

Utfordringen i all vår velvilje i hverdagen, er at det er lettere å si ja der og da, og håndtere konsekvensen senere. Et annet undervurdert aspekt når vi forplikter oss, er at vi feilestimerer den tiden en aktivitet virkelig tar.

Ved å beregne plass nok i hverdagen til alt det uforutsette som (garantert) dukker opp både på jobben og i privatlivet, blir det lettere å forplikte seg til færre ting.

Med en slik bevissthet får vi også kunnskap om hvor mye tid hver enkelt aktivitet faktisk tar. Så lenge løsningen er å sende en sms om at «beklager, men jeg rekker ikke …», slipper vi å ta den kortsiktige konsekvensen av at vi har feilberegnet hvor mye vi har tid eller kapasitet til. Den belastningen er det mottakeren som bærer i første omgang – ved at vi ikke stiller opp som avtalt.

Men, på sikt er det oss det går ut over. For det handler om hvem vi vil være og hva vi ønsker at andre skal forvente av oss. I vår iver etter å ville bidra, være positiv, stille opp – så sier vi ja. Den langsiktige konsekvensen er at vi undergraver hvem vi er og hva vi står for.

Vi oppleves som respektløse overfor andre mennesker, og bygger ned tilliten til både oss selv og dem rundt oss – fordi vi stadig utsetter eller avlyser.

Tillit er ikke noe vi tuller med. Tillit har alt å si – det er grunnmuren i all god menneskelig relasjon.

Om vi fra nå av takker nei til den lunsjen. Om vi fra nå av sier at den tidsfristen er for knapp. Om vi fra i dag av velger å være den som står støtt i hver avtale – eller våger å la være å lage den. Ja, da tror jeg på tryggere kommunikasjon mellom flere, og mer gjensidig respekt.

For det fineste vi kan gi dem rundt oss, på jobben eller hjemme, det er opplevelsen av å bli tatt på alvor.

Og skal vi gi andre den opplevelsen, så må vi først ta oss selv på alvor – ved å holde ord og holde tiden så ofte vi kan.

Et par tips for å stå støtt i avtaler – eller våge å la være å lage en:

Bruk tidsbuffere gjennomgående i all planlegging.
Beregne femten minutter ekstra før og etter hver eneste avtale eller aktivitet.

Husk at en avtale er fortsatt en avtale
.  .  . også når en kansellering er kun et tastetrykk unna.
Føltes det rett å si ja da, så er det rett nå – om ikke annet enn så for å holde ord og stille opp som lovet.

Når du vipper mot et ja som burde bli et nei
– spør deg selv: Hva er verst? Litt ubehag ved å takke nei nå, eller hvordan jeg ødelegger tillit på sikt ved å stadig utsette ting?

Be om betenkningstid
Om du er usikker, si at du gjerne vil få dette til, men at du må sjekke logistikk og kalender før du lover noe.

Våg å være tydelig med omgivelsene
Ved å være tydelig unngår du å skape forventninger du ikke kan innfri:
«Denne høsten blir jeg mindre tilgjengelig enn vanlig.» eller «Jeg kommer ikke til å ha tid til … i like stor grad som før/i denne fasen».

Bygg tillit
Hold ord, så ofte du kan. Det krever mot – for noe må velges bort for å klare det.

Til slutt:
selvsagt finnes det gode grunner for å avlyse avtaler – her handler det om balanse, som med alt annet.

___

(Denne kronikken ble første gang publisert i Agderposten, 12. oktober 2019.)

Lese flere tips fra meg, om motivasjon og måloppnåelse – eller om tidsstyring og kommunikasjon?
Besøk meg gjerne på Facebook, Twitter, bloggen eller Instagram.
Ta gjerne kontakt for en prat, eller for sparring, kurs og foredrag.
Du finner meg også her, og du kan lese flere tips i boken min, «Tid til alt».