”Jeg sa at jeg har egentlig ikke tid”. Uttalelsen kom fra en dyktig mellomleder i et større konsern, da lederen hennes ga henne nok en arbeidsoppgave med tett tidsfrist.
Om lederen hørte på henne? Selvsagt ikke. Selvsagt ble det nok en kveld på kontoret, med altfor mye å gjøre og altfor liten tid.

Å si nei er noe av det vanskeligste vi vet om, for mange av oss.
Vi vil så gjerne være fleksible, men prøver på forsiktig vis å sette foten ned når omgivelsene krever mer enn vi kan makte å levere – på jobben eller på hjemmebane. Vårt vage ”har egentlig ikke tid” blir fort valset over med flere krav til hva vi skal levere.

Hvordan lære seg kunsten å si nei, hvordan bli tatt på alvor, og hvordan være både tydelig og vennlig på en gang? Her er noen tips til hvordan vi kan være mer direkte og dermed enklere å forstå. Med vennlig, men tydelig kommunikasjon vinner vi den respekten vi ønsker oss.

For vi kan si nei og samtidig være den hyggelige utgaven av oss selv.

Jeg har tidligere skrevet om da en av mine kunder kom med blomster og business:
I fjor høst ringte det på døren min. Jeg hadde jobbet på kontoret hele dagen, klokken var fem-seks minutter på tre, og jeg sto på farten for å rekke en avtale. Sønnen vår var seks år og fersk førsteklassing – og han hadde lært seg klokken. Vi hadde avtalt at jeg skulle hente ham på SFO, rett oppe i veien, senest klokken tre.

Så ringte det altså på døren, rett før avtalen min. Utenfor sto en av mine kunder, som hadde svippet innom meg på veien, ens ærend for å gi meg blomster og for å snakke om muligheten for et videre samarbeid.

Og der sto jeg. Så takknemlig, men med tankene hos seksåringen.

En avtale med en av disse? En viktig avtale.

Hva gjør vi i en slik situasjon? Vi gir etter, så altfor ofte – uten at dem vi gir etter for, aner hva det går på bekostning av. Vi smiler, serverer kaffe og gir oss tid til dem som ber om tiden vår. Det er jo hyggelig å være hyggelig.

Det var jo fantastisk at kunden min så sjenerøst kom innom med både blomster og business. Det var bare det at jeg allerede hadde en avtale. Men pytt, en seksåring kan da vente? Hun hadde jo kommet ens ærend med blomster, og det ville da være usympatisk å ikke ta meg tid til henne?

Ti minutter burde jeg da kunne spandere, ti minutter kunne da gutten min vente?
Det er bare det at slike situasjoner tar ikke ti minutter, selv om vi gang på gang tror det. Og det er bare det at om jeg prioriterte å bare skulle ta en kaffe med den viktige kunden først, så ville det skjedd igjen og igjen – i lignende og like uventede og viktige situasjoner.

Vi møter mennesker på butikken, vi støter på en nabo, vi får en hastetelefon. Så «skal vi bare». Slik holder vi på, til vi en dag våkner, og innser at «skal bare» tok både resten av dagen og resten av livet.
Dersom vi vil holde på verdiene våre, på hvem vi er, og på hva som er viktig for oss, gjelder det å eie tiden selv.

Frasen «jeg ble avbrutt» er en av våre største unnskyldninger for å bryte avtaler og endre prioriteringer. Avbrutt-frasen indikerer at det var de andre som tok tiden vår, at det er deres ansvar at vi kommer for sent eller ikke dukker opp. Det er bare én person som kan ta det ansvaret, og det er hver enkelt av oss.

Ta kontroll over egen tid
Når noen spør meg når jeg skal være i et møte, holde et foredrag eller hente på SFO svarer jeg konsekvent «jeg må gå klokken ..» eller «jeg er ledig frem til klokken ..», fremfor å si når jeg skal være et sted.

På samme måte takket jeg den foran nevnte høstdagen med vennlig og stødig stemme, for blomstene. Så fortalte jeg min gjest at jeg hadde en avtale klokken tre, uten å utdype hvem eller hva eller hvorfor. Sammen fant vi et annet tidspunkt som passet for oss begge. Jeg ville vise henne respekt, i stedet for at hun kunne føle seg nedprioritert dersom jeg oppga hvilken avtale jeg hadde. Og så ville jeg holde avtalen min.

For en dag er den lille gutten min en voksen mann. En dag underveis til voksenlivet ville han blitt vant til en mor som kom for sent – eller som ikke kom, fordi noe annet viktig dukket opp. Om jeg lot det skje.

Verdien av å ha kontroll på tiden sin og prioriteringene sine er betydelig, og likevel altfor ofte undervurdert – og dermed nedprioritert.

For, det er i opplevelsen av å selv få styre livet vårt, at nøkkelen til selvfølelse, ro og selvrespekt ligger. Likevel klarer vi ikke å prioritere egne behov, når andre ønsker at vi bidrar.

Tips for tydelig grensesetting 

Behold kontrollen
Unngå å gi ut detalj-informasjon når du styrer dagene dine. Svært få mennesker trenger å ha full kontroll på tiden vår. Folk tar ofte den tiden de får. Neste gang noen spør når ditt neste møte er, sørg for å svare at ”jeg er ledig frem til halv tolv, fremfor å si at ”møtet mitt begynner tolv”.

Det samme gjelder utenfor jobben:
Det er lov å si at det ikke passer, uten at vi å fortelle og rettferdiggjøre hvorfor det ikke passer.

Sørg for å ha tidsbuffere
La kalenderen din ha luft mellom aktivitetene: Tomrommet mellom to avtaler eller oppgaver fylles garantert opp av ad hoc-situasjoner, transportetapper, behov for mat og drikke eller behovet for en pause, rett og slett.

Vær bevisst på egen holdning til tiden
Ta aktive valg når du prioriterer, og unngå uttrykk som gir negative assosiasjoner til tiden – eller som forteller at tiden har makt over deg. Jo mer vi forteller oss selv og omgivelsene våre at vi ikke ”fikk tid”, eller at vi har ”dårlig tid”, jo mer negative blir vi til egen tidsbruk.

Deler av teksten er hentet fra boken min, Tid til alt.

Ønsker du flere tips om kommunikasjon og tidsbruk?
Du finner meg på Facebook, som @CecilieTS på Twitter eller du kan lese mer om meg og mitt virke på CecilieTS.no. Dersom du vil lese flere av mine bloggposter, finner du dem her.
Og her er noen av mine oppdragsgivere.

Foto: Renate Larsen Lorentzen