Høsten er i full gang, og den bringer ofte med seg altfor mange mail, altfor mange møter og altfor mange mennesker som skal ha en bit av oss. For bare noen uker siden ønsket vi hverdagen varmt velkommen. Vi gledet oss over alt vi skulle utrette både på jobben og hjemme ­– og samtidig ha god tid til å nyte høstfarger og frisk luft.

Men så er vi altså her, og innser (i år også) at høsten byr på mer enn vakre høstfarger, peiskos og soppturer. Høsten byr også på de tre M`ene – mail, møter og mennesker (les: avbrytelser).
Før vi vet ordet av det går all normert arbeidstid med til å sjonglere innboksen, workshops og avbrytelser. Når de andre går fra jobb, eller når barna er i seng, da begynner vi på den egentlige planen.

Med dette mønsteret blir hverdagen fort kavete, prioriteringene våre blir dårlige og opplevelsen av mestring ligger igjen på sommerferiens vakre strand – der planene var lyse og høsten så rosenrød ut.

Men, fatt mot. Her er noen tips for å takle hverdagens tre M`er:

Mail
Prioriter, prioriter, prioriter. Unngå å begynne på toppen og svare fortløpende, neste gang du åpner innboksen. Få først et raskt overblikk: Hvilke mail er viktigst? Hva ser ut til å haste mest, og samtidig ha stor verdi?
Avsender eller overskrift gir oss ofte en god indikasjon på hvilke e-poster som skal prioriteres først. Sørg for å slette alt som er irrelevant først – som reklame, og nyhetsbrev du uansett ikke leser.

Vær kort og konkret når e-post besvares. De fleste skumleser, og får ikke med seg alt det du skriver. Tenk i sms-format, råder en travel universitetspresident i Sør-California. Med 300 mailer per dag, bruker han likevel bare to timer på å håndtere innboksen.

Mail kan være fint som dokumentasjon, men gjør den likevel så kort som mulig: Plukk heller opp telefonen og ring avsenderen for å utdype, forklare eller svare på det vedkommende henvende seg for. Det er både hyggeligere og mer tidsbesparende enn en lang mail som ikke leses. Avslutt samtalen med et kort og konkret svar per mail. Slik sikrer vi dokumentasjon, uten å bruke mye tid på formuleringer og tastetrykk.

Lag korte økter hvor alle mail som krever lite tid og tankevirksomhet prioriteres. Det kan være korte svar som kun krever et ”Takk, og god helg” fra oss. Ved å redusere antall uleste mail i innboksen før vi går fra jobb, reduserer vi også følelsen av stress. Da er det lettere å avslutte arbeidsdagen, og å starte morgenen etter med de e-postene som krever mer tid og ressurser fra oss.

Foto: Renate Larsen Lorentzen

Møter
Nøkkelen til gode møter ligger mye i forberedelsene. Hva er målet med møtet? Hvem bør være med, og hvorfor? Hva er de viktigste sakene?
De fleste møter skjer med for mange deltakere, for mange saker og for vage mål.

Prioriter saker etter viktighet, og begrunn hvorfor de sakene er viktigst. Det samme gjelder deltakelse: Hvem skal delta på møtet, og hvorfor?
Jeg har tre stikkord for å sikre at vi velger riktige deltakere til riktige møter: Fag, ”action” (handling) eller info.

Med mindre det er et rent informasjonsmøte, bør fag eller ”action” være det som avgjør om vi skal bruke tid på et møte. Den som er innkalt, kan forvente at
1. Møtet genererer nye gjøremål (”action”) eller
2. Vedkommende er kalt inn som fagperson som skal ha rådgivende funksjon i en eller flere saker. Det kan også være fordi personen, på tvers av fagfelt, har relevant erfaring som gruppen vil ha nytte av å høre om.

Møtedeltakerne kan selvsagt forvente både action- og fagrollen i samme møte. Syretesten er at de bør oppfylle minst en av dem.

Mennesker
Mange av oss har en hverdag preget av ad hoc-situasjoner, fordi andre avbryter oss. Å være tilgjengelig kan være selve kjernen av jobben, hvor vi vil og må yte service både internt og eksternt. Men, det er en hårfin balanse, på hvor tilgjengelige vi skal være før det går ut over vår evne til å også være til stede – både i våre samtaler med andre, og i oppgaven vi skal konsentrere oss om.

Avbrytelser er en behagelig, og rett som det er også en riktig så god, grunn til å komme for sent, bryte avtaler eller rett og slett glemme å stille opp. Det er forsentkommerens største sovepute: ”Jeg ble avbrutt.”

Hva vil vi at de andre skal tenke om oss, når vi ikke er i rommet?
Er vi en som holder tiden, holder ord, eller en som de andre forventer at blir avbrutt og kommer for sent, nok en gang? Med det i minnet, spørs det om vi synes «jeg ble avbrutt»-unnskyldningen er så god, likevel.
Jeg foreslår at vi slutter å tenke på og oppføre oss som om avbrytelser er «noe som skjer oss», uten at vi kan påvirke situasjonen.

Selvsagt kan vi ikke gjøre noe med signalfeil på toget, eller andre utenforliggende faktorer som gjør at vi kommer for sent. Men rene, menneskelige avbrytelser, dem kan vi takle bedre enn før: Tenk heller på situasjonen som at vi lar oss avbryte.

Da tar vi ansvar i mye større grad enn det passive «jeg ble avbrutt». Dessuten, det gir oss færre avbrytelser. For vi kan lære oss å håndtere avbrytelser bedre, eller til og med lære oss å sørge for at det blir langt færre av dem. Vi oppdrar omgivelsene våre, bevisst eller ubevisst. Når vi alltid er tilgjengelige, alltid lar oss avbryte, vil de rundt oss senke terskelen for hva de forventer fra oss.

I vår iver etter å være fleksible er det fort gjort å yte det jeg kaller misforstått service. Når vi alltid er fleksible, alltid tilgjengelige, ender vi til slutt opp med en følelse av at andre ikke respekterer tiden vår eller oss. Mens avbryterne og masekoppene, de vet jo ikke at de er avbrytere og masekopper i våre øyne. De ser ikke at vi flekker tenner i stedet for å smile, der vi åpent og fleksibelt gjør oss tilgjengelige.

Så hva kan vi gjøre, da? Hvordan kan vi få til en bedre arbeidstakt, der vi klarer å fullføre oppgavene uten å måtte gjenoppta samme aktivitet utallige ganger i løpet av dagen?

Min motgift er et vennlig ”Gir du meg litt tid? Kan du komme tilbake om et kvarter?” til den som stadig avbryter. Det er det vanskelig å si nei til, med mindre det er noe som virkelig haster.
Slik skiller vi de viktige avbrytelsene fra dem som avbryter oss unødig.

Utfordringen er å klare å gjøre det, for vi gjør jo svært mye på vane, i hverdagen.
Å la seg til stadighet avbryte, eller hvordan vi håndterer avbrytelsene, er jo også en (u)vane.

(Deler av teksten er hentet fra min bok, ”Tid til alt”. Den kan du kjøpe her.)

Takk til hver og en som følger meg. Som kunde, ”kollega”, nettverk eller venn.
Besøk meg gjerne på Facebook, Twitter eller Instagram.