«Vi er en motivert og fagkompetent gjeng. Vi er målrettede, og vi liker å le. Likevel får vi ikke til gode, effektive møter. Jeg skulle ønske vi alle kunne nøye oss med å si ting bare en gang, i stedet for å gå i ring i diskusjoner.»

Utsagnet kom fra en av mine oppdragsgivere rett før jul, da vi forberedte en workshop om møtekultur og møteledelse. Nå er vi godt inne i et nytt år, og nye mål skal nås; prosjekter skal gjennomføres. Tidsfristene er kortere enn før for mange – mens møtene har blitt flere og lengre i de tusen analoge og digitale møterom.

Å møte hverandre er noe av det viktigste vi gjør – og likevel er det en av tre aktiviteter som troner på topp som tidstyv i arbeidslivet, uavhengig av bransje.

Jeg opplever svært ofte det samme, uavhengig av bransje, når noen våger å adressere denne utfordringen internt: Det viser det seg at det store flertallet i en avdeling eller i et team ønsker seg strammere struktur, klarere mål og tydeligere mening med møtene sine.
Det handler om kultur, og om å klare å etablere noen felles kjøreregler for hvordan dere ønsker å ha det.

Her kommer fem effektive og gjennomførbare tips for bedre samspill gjennom vinterens og vårens møter.
Husk at tipsene også fungerer utenfor jobbarenaen – på foreldremøter, dugnadsmøter og andre sosiale fora hvor oppgaver skal diskuteres,
vedtas og fordeles:

Skap en god start
To elementer bør være med ved møtestart:
1. Mål: Begynn ethvert møte med å uttale mål med møtet: Hvorfor møtes vi? Vær kort og konkret.
2. Tidsrammer: Fortell hvor lenge møtet varer med et presist “.  . . og vi er ferdige klokken 11.00, slik det står innkallelsen”.

Alle møtedeltakerne har forhåpentligvis sett agenda og tidsramme, men det er noe helt annet å høre det uttalt når alle sitter sammen i møtet og hører det samme samtidig. Det forplikter mer, og det blir dermed lettere å holde seg til tema og tidsramme.

Med en slik start skjerpes både møteleder og møtedeltakere, og det er mindre sjanse for at diskusjonene sklir ut. Da kommer gjerne uttalelser som «Om vi skal være ferdig til klokken 12 slik møteleder sa, må vi holde oss til saken.»

Vær tydelig på hva som er høyest prioriterte sak(er)
Spør møteleder om hva som er viktigste sak(er) på dagens agenda, dersom sakslisten er lang eller sakene  komplekse. Er du selv møteleder? Unngå i så fall å lage en agenda som du ser at det tidsmessig blir for krevende å komme gjennom.

Del heller opp i flere, kortere møter – da sikrer du også at det kun kalles inn møtedeltakere som er direkte involverte, og dermed engasjerte, i agendaen.

Se alle som sitter rundt møtebordet
Pass på å inkludere alle som du er i møte med – også digitalt. Sørg for blikk-kontakt med samtlige. Det er fort gjort å ubevisst utelate dem du er uenig med eller usikker på. En klassisk felle er å bli opptatt av å se på beslutningstaker eller leder, og dermed ekskludere mange av møtedeltakerne. Mennesker vil bli sett, og opplevelsen av inkludering er en forutsetning for god tone og gjensidig respekt.

Vær kort, konkret og spisset – og unngå å gjenta deg selv
Hva er ditt hovedbudskap eller viktigste argument? Vær forberedt, slik at du tydelig kan fremme det du mener er viktigst i en diskusjon. Vær krystallklar i kommunikasjonen din. Så kommer den vanskelige øvelsen; slipp andre til når du har sagt ditt. Svært ofte kommenterer mange av oss motargumentene vi får, ved å gjenta oss selv. Slapp av – de andre vet allerede hva vi mener.

Lukk munnen ofte nok, og la de andre slippe til med sine argumenter – også dem som er uenige.  På den måten blir vi mer lydhøre. Det skaper tillit og god tone, fremfor at de andre opplever at vi forsøker å hamre inn vårt syn. En slik kommunikasjon virker som regel mot sin hensikt. 

Dette er en krevende øvelse for mange av oss, spesielt dersom vi brenner for noe og har følelser involvert i en sak. Likevel; tren på å la de andre komme til orde oftere, spesielt i opphetede diskusjoner. Det gagner både deg og budskapet ditt.

Avslutt med stil
«Attend to the end» er et godt tips å ta med seg (fra  Dick and Emily Axelrod). Hvordan vi starter og hvordan vi avslutter er vel så viktig som hva som skjer i selve møtet.

Det er fort gjort å tenke at «Nå er beslutningen tatt, la oss komme i gang. Men, vent litt. Når vi først har investert tid og energi i møtet, er det dumt å bli brå på tampen.

Hold en god tone helt til slutt, og sørg for å ha med tre elementer før dere avslutter:
1. En kort og konkret oppsummering om hva dere har vedtatt
2. En tydelig konklusjon om hva som er neste steg, og hvem som har ansvar for det
3. Ta dere litt tid – 1-2 minutter er nok – til å reflektere over hvordan møtet har vært

Punkt 3 er en treningssak, og undervurdert: Om møteleder gir et forbedringspunkt til neste møte, for deretter å avslutte med hva som var bra (holdt tiden, ventet på tur etc), gir det møtedeltakerne et løft.

De tre punktene kan trenes inn som en rutine for ethvert møte, og bidrar til at også møter med intense diskusjoner får en hyggelig avslutning.

Ha en fin uke, med bra rutiner for god kommunikasjon og møtekultur.