«Har du hjemmekontor?» spurte jeg. «Nei», svarte han med et lunt smil, «jeg har fleksikontor». Klokken var kvart over ni en onsdag formiddag, og vi var akkurat ferdige med nok en god treningsøkt – midt i arbeidstiden.

Min treningsmakker er en av de heldige; han er en av dem som har frihet til å gå på trening når det passer best for ham. Visst må han jobbe hardt. Han har en lederjobb med mye ansvar og mange ansatte. Likevel prioriterer han egen helse midt i beste møtetid, flere ganger i uken.

Hvordan får han til det? Han som har en stilling som krever at han er både tilgjengelig og tilstedeværende som leder? Han jobber godt.

Å være en som står på handler ikke lenger om å jobbe mest mulig. I lang tid har vi løftet opp dem som jobber lange dager. Vi har hyllet dem som «hardtarbeidende». Det tankesettet henger fortsatt igjen hos enkelte.  Heldigvis forstår stadig flere ledere at å jobbe hardt handler nå om noe helt annet enn antall timer som kan logges på jobben.

Det handler om å ta i når vi først jobber – akkurat som i en god treningsøkt.

Hvordan gjør vi det? Ved å være hundre prosent dedikert til oppgaven mens vi er i jobbmodus. Kvalitet er å levere sitt beste så ofte som mulig, fremfor å strekke ut arbeidstiden ved å være pålogget så lenge som mulig.

Forskningsresultater fra både USA og Europa er tydelige og sammenfallende: Jo flere timer vi står på, desto dårligere blir effektiviteten og produktiviteten vår. Kvaliteten på det vi gjør går ned, både i form av manglende tilstedeværelse i dialog med andre, og i det faglige vi leverer.

Mindre tid på jobb
Moderne arbeidsgivere ser verdien av å gi ansatte mindre tid på jobb, uten å redusere lønnen deres. Ja, du leste riktig; oppretthold lønnen, men la hver enkelt ansatt få komprimere arbeidstiden sin. Gi dem mer fritid. Også her er tallenes tale klar: Ved å gi de ansatte større frihet og færre arbeidstimer, stiger både trivselen og kvaliteten på arbeidet. Ved å bruke mindre tid på samme antall arbeidsoppgaver som før, øker både produktivitet og egen evne til å prioritere – både som team og på individnivå.

Det gylne tidsstyringsprinsippet «Ting tar den tiden vi gir det» blir gjeldende, ved at vi kutter ned på for eksempel møtefrekvens og møtetid. Dessuten, de små pausene som gikk til skrolling på mobilen blir færre – fordi vi vil ha jobben gjort innenfor gitte tidsrammer. Behovet for å koble av med skjermsurring blir mindre når arbeidstiden er kortere. Studier viser dessuten at antall sykemeldinger går ned og oppsigelsene blir færre, i takt med at de ansatte får kortere arbeidstid og økt fleksibilitet.

Visst må maskineriet holdes i gang, og i mange yrker må både ledelse og ansatte være operative. Likevel er det mange andre yrkesgrupper som kan snu på utdatert og tradisjonelt tankesett. De vinner mye ved å revidere hvordan de måler og vekter tidsbruk og innsats hos medarbeiderne sine.

Mange har brukt begreper som «morgendagens arbeidsgiver» og «fremtidens arbeidsplass», når det har vært snakk om kortere arbeidsdager og økt fleksitid. Den morgendagen er nå, og fremtiden er her.

For å beholde de ansatte og opprettholde eller øke inntjening, bør dagens arbeidsgivere nå evaluere den enkeltes innsats ved å se på hva hen leverer, fremfor hvor mange timer hen bruker på å gjøre jobben.

Travel hverdag
For noen uker siden gjennomførte jeg en liten undersøkelse på Instagram. Jeg publiserte spørsmålet: «Hvor travel er hverdagen din?», med fire svaralternativer som mine følgere enkelt kunne trykke på.

Blant mer enn 300 respondenter var svarene tydelige: 71 % mente at hverdagen er «for travel» eller «altfor hektisk», mens 22 % svarte «passe travel». De resterende 7 % trykket på «for rolige dager».

Nå er dette en lettbent stemningssjekk, uten empirisk grunnlag for å konkludere. Likevel tror jeg at resultatene i stor grad gjenspeiler virkeligheten. Jeg hører samme utsagn når jeg møter mennesker på mine foredrag om tidsstyring og prioritering: Mange sier at de synes det er vanskelig å sette grenser og finne en god takt mellom arbeid og hvile. De synes at de bruker for mye av tiden sin på jobbrelaterte oppgaver – på tross av økt fleksibilitet på mange arbeidsplasser.

Heldigvis har flere og flere arbeidsgivere begynt å innse at i 2023 handler det om å gi alt når vi jobber, og heller ta helt fri i det som heter fritid. Kanskje er det på tide å revurdere om klisjeen «godt nok» er god nok i dette nye arbeidsmønsteret? Hva med å bytte den ut med «gi alt» og «gjøre vårt beste» når vi først jobber?

Selvsagt skal vi fortsatt ta pause, og koble helt ut mellom øktene. Vi trenger friminuttene, og vi trenger det sosiale samspillet med kolleger når vi er på arbeidsplassen. Men, jeg tror tiden er inne for å parkere en altfor innarbeidet holdning om at å levere helt ok er ok. La oss heller vise både oss selv og andre respekt og integritet, ved å gi alt vi har.

Det betyr ikke at vi alltid leverer toppresultater. Det betyr at vi i det minste hadde full innsats mens vi jobber. For det har vi kapasitet til når vi korter ned på antall arbeidstimer, inkludert varighet på møtene våre. Det betyr også økt konsentrasjon: Vi blir fullt og helt til stede i det vi holder på med.

Å stå på betyr ikke å jobbe døgnet rundt. Det handler om å jobbe godt, ved å være effektiv. Jeg liker en definisjon av ordet «effektivitet» som brukes av mange forskere. Jeg praktiserer den i min jobb når jeg hjelper andre med å prioritere tiden sin: Effektivitet består av to komponenter, og i riktig rekkefølge. Vi er effektive når vi 1) gjør de riktige tingene – altså de viktigste tingene, dem som har størst verdi og 2) gjør tingene riktig – altså korrekt.

Først når vi er effektive kan vi akselerere tempoet og bli produktive; eller, «få opp dampen», som vi sier i min hjemby Lillesand. Jeg har god erfaring på dette tankesettet, og forskningen er med meg: Med færre timer på jobb opprettholdes vår evne til å prioritere de riktige tingene. Jo flere arbeidstimer, desto dvaskere blir vår mentale muskel – og plutselig føles alt viktig, og uoverkommelig.

Med juni måned kom sommeren, med noen ukers innspurt mot ferien. Mange møter skal avholdes, og kalenderen er dekorert med avtaler av ymse slag. La oss ta grep nå, ved å korte ned både møtevarighet og møtefrekvens – og legge større innsats inn på færre arbeidstimer? Da tar vi oss selv, arbeidsoppgavene våre og dem rundt oss på alvor.
Det merkes. Tro meg.

Tre tips for bedre tidsbruk og færre timer på jobb

1) Ha innsats og resultater som viktigste parameter
Reduser antall arbeidstimer for deg selv (og for dine ansatte, om du er leder). Belønn innsats og resultater fremfor antall timer.

2) Skap forutsigbarhet som leder eller kollega
Lag faste tider hvor du er lett å nå. La de ansatte og dem du jobber tettest på få vite når du er der for dem – og vær fullt og helt til stede, da.

3) Reduser møtefrekvens og møtetid
Ta mer bevisste valg om hvilke møter du kaller inn til eller deltar på, og hva målet med et møte er. Ved å ha færre møter og kortere møter frigjør du tid til andre oppgaver. Dette utsagnet er en fin påminnelse: «Hvis det ikke er viktig at vi møtes, er det viktig at vi ikke møtes.»

Lese flere tips fra meg, om ledelse, tidsstyring og kommunikasjon?

Velkommen innom på Facebook, LinkedIn, Twitter, bloggen eller Instagram.
Ta gjerne kontakt for sparring/mentoring, eller for kurs og foredrag.
i nettbutikken her på siden finner du mine bøker og kopper.

Mange av foredragene tilbys også via live streaming fra mitt studio.
Populære foredrag er blant annet “Tid til alt”, “Struktur og motivasjon på hjemmekontor”, “Presentasjonsteknikk i teori og praksis” og Digital møtekultur og møteledelse.

Du finner meg også her, og du kan lese flere tips om både tidsbruk, motivasjon og handlekraft i bøkene mine, «Tid til alt» (Kagge, 2015) og “Vinterbading” (Cappelen Damm 2021).