Tilstedeværelse i travle tider

20. november 2018 CecilieTS 2018, Blogg, Effektiv kommunikasjon, Effektivitet, Forside, Gjennomslagskraft, Grensesetting, Kommunikasjon, Kundeservice, Ledelse, Lytteliv, Lytting, Mål, Måloppnåelse, Mestring, Personlig kommunikasjon, Planlegging, Presentasjonsteknikk, Prioritering, Produktivitet, Selvledelse, Service, Teamarbeid, Tid, Tid til alt, Tidsbruk, Tilgjengelighet, Tilstedeværelse, Travelhet, Utfordringer, Utvikling Stikkord: , , , , , , , , , , , , , , , , 0 Comments

«Du, jeg har egentlig ikke tid nå», sa han. Denne gangen også. Jeg hørte at han var fraværende og på farten, mens han fortsatte med et «Hvis det bryter nå så er det fordi . . .»

Men hvorfor svarer du telefonen, da? Hvorfor får du meg til å føle meg i veien, når jeg ringer til deg?  Jeg sa det selvsagt ikke høyt, men oj, så mange ganger vi går i fellen og gir mennesker rundt oss akkurat den følelsen. – Følelsen av å være i veien, opplevelsen av at vi forstyrrer når vi henvender oss.

Jeg er ingen sart sjel, og jeg tåler da godt at folk ikke har tid til meg der og da. Det er fenomenet jeg er opptatt av og så gjerne vil ha bevissthet rundt: Hvordan mange av oss bedriver misforstått service ved å være konstant på, alltid tilgjengelige – og samtidig så lite tilstedeværende, i våre møter med andre mennesker.

Det var sikkert en heis eller et parkeringshus som gjorde at forbindelsen brøt. Og det var helt sikkert et forsøk på å være imøtekommende som gjorde at min bekjente svarte telefonen da jeg ringte. Men i vår iver etter å være vennlige kan vi fort oppnå motsatt resultat av det vi ønsker. Tilstedeværelsen uteblir i vårt møte med andre mennesker – rett og slett fordi vi er for travle, for tilgjengelige.

Her er noen tips for større tilstedeværelse og litt mindre tilgjengelighet i en travel hverdag:

Bruk tidsbuffer
Tidsbuffere er undervurderte, små pusterom mellom aktivitetene og avtalene dine. Sett av et kvarter i hver ende av et møte, uten at det regnes som ledig tid. Vi er så opptatt av å være fleksible og imøtekommende at vi glemmer å sette av tid til å hente oss inn igjen. Med tidsbuffer har vi kontroll på tiden, og kan prioritere å bruke den på å ta en viktig telefon, få unna en prioritert arbeidsoppgave – eller puste ut.

Må du for eksempel løpe for å rekke toget, møtet eller lunsjen du har avtalt? Da har du det for travelt, og kalenderen trenger mer luft. At vi bommer på hvor lang tid ulike transportetapper og gjøremål tar er en av de vanligste årsakene til at noen av oss konstant henger etter eget tidsskjema. Tidsbufferne sørger for at du klarer å være presis, og at du også klarer å være fullt til stede når du møter andre mennesker.
NB: Bare husk å holde tidsbufferen for deg selv. Forteller du andre om den, mister du fort den frigjorte tiden.

Etabler filteret ditt
Hvem må kunne nå deg til enhver tid? Mange av oss har noen som må kunne få fatt i oss på kort varsel. Ringer SFO eller skole tar jeg telefonen. For, da handler det om barna mine, og de går foran alt. Kanskje er du pårørende for barn, gamle foreldre eller andre som står deg nær. Bli bevisst på hvilke telefoner du svarer med en gang, og hvem som kan vente.

Det samme gjelder på jobben: Det kan være lederen din, eller noen av dem du samarbeider tettest med, som må kunne få fatt i deg. Noen personer og situasjoner må vi håndtere der og da. Alle andre kan vente.


Våg å være utilgjengelig
Det er fort gjort å handle på vane. Ifølge forskning gjør vi hele 70-90% på vane, i hverdagen vår. Så, når telefonen ringer, svarer vi ofte umiddelbart og automatisk. Utfordringen er at det er fort gjort å oppleves som fraværende, når vi svarer uten å tenke oss om. Den som ringer møter en fraværende stemme som er på autopilot. Det er kommunikasjonsmessig livsfarlig å bli for rutinert. 


Viktigst? Se mennesker, se mennesker, se mennesker
Uansett hvor travel du er, løft alltid blikket og se den som vil snakke med deg. Dette gjelder også i telefonsamtaler. For, om vi holder blikket på skjermen, på en annen person eller hva enn det er vi driver på med mens vi svarer? Ja, da har vi den stemmen vi selv ikke ønsker å bli møtt med. Den som gjerne sier noen vennlige ord, men som lyder totalt fraværende.

Noe av det viktigste vi har i all kommunikasjon er opplevelsen av å bli tatt på alvor. Skal vi gi andre den følelsen må vi se dem – både analogt og digitalt – når vi møtes ansikt til ansikt, og via telefon eller Skype. Er vi distraherte så merkes det. Vi er i beste fall bare delvis til stede i samtalen.
Og delvis tilstedeværelse holder ikke, for vi mennesker vil bli sett.

Takk til hver og en som har lest, og som følger meg i mitt virke – som kunde, ”kollega”, nettverk eller venn.
Besøk meg gjerne på Facebook, Twitter, bloggen eller Instagram.
Ta gjerne kontakt for en prat, eller for sparring, kurs og foredrag.
Du finner meg også her, og du kan lese flere tips i boken min, «Tid til alt».

 

 

 

 

 

Leave a reply

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Åpne foredrag

Arkiv

Comodo SSL