Høsten seiler inn, hverdagen er på vei. Nå vil vi ha hverdagen tilbake, slik vi hvert år på denne tiden gleder oss til faste rutiner. Så kommer vi noen uker inn i høsten – tidspress og høyt tempo, i år igjen. Og mange møter. Altfor mange møter.

Nær halvparten av arbeidstiden vår går med til møtevirksomhet, for mange er det enda mer.

Avbrytelser og e-post er to av våre største tidstyver på jobben. Den tredje? Møtene.
Møter som oppleves som bortkastede, møter hvor innhold ikke stemmer med agenda, og ikke minst møter som drar ut, går over tiden.

Her kommer noen tips for hvordan du kan få til færre, kortere og mer relevante møter. Tipsene er noen av dem jeg gir når jeg holder kurs i møte- og workshopledelse, men du trenger ikke være møteleder for å ta dem i bruk.

I forkant

Nøkkelen til et godt møte ligger mye i forberedelsene: Hva er målet med møtet? Hvem bør være med, og hvorfor?
Hva er de viktigste sakene? De fleste møter skjer med for mange deltakere, for mange saker, og for vage mål.

Slike mentale forberedelser er vel så viktig som selve møtet, og trenger ikke ta mange minuttene.

Prioritere: Hva, og hvorfor?

Prioritere saker etter viktighet: Hva må dere rekke, og hvorfor? Hva kan vente? Jeg anbefaler at faste møter har fire, maksimum fem, faste punkter på agenda.

Møter navngis ofte etter funksjon eller tidspunkt: Ledermøte, driftsmøte, mandagsmøte etc. Men mange glemmer møtets funksjon og formål når de kaller inn, eller velger å akseptere en møteforespørsel.

Hvem skal delta?

Om du er møteleder eller deltaker: Husk å spørre deg selv hvorfor du skal delta, eller hvorfor du kaller inn akkurat de personene.

Jeg har tre stikkord for å velge riktige deltakere til riktige møter: Fag, action eller info.

Med mindre det er et rent informasjonsmøte, bør fag eller action være det som avgjør hvem som skal delta. Det vil si at en vedkommende kan forvente at møtet genererer nye gjøremål (action) etter møtet, med mindre vedkommende er kalt inn som fagperson som skal ha rådgivende funksjon i en eller flere saker.

Dette er en god øvelse for å redusere antall deltakere, slik at møtet blir effektiv og fornuftig tidsbruk for alle involverte. Enkelte er redde for å ekskludere kolleger, men da er det bare å minne om at møtet vil genere mer på ”to-do” listen. De fleste er da takknemlige for å ikke bli innkalt, om tema ikke berører deres arbeidsdag og gjøremål direkte.

Møtebordet i mine kurslokaler, CecilieTS as.

Selve møtet

Start alltid med formål og varighet.

Sørg for at et hvert møte starter med uttalt formål, og når møtet skal være ferdig. De fleste møteledere går rett på sak, og unnlater å si det innlysende. Alle har jo fått tidspunkt i forkant. Effekten av å minne om varighet, målet med møtet og prioriterte saker er vesentlig. Det forplikter deltakerne mye mer.

Selv starter jeg ethvert møte, også digitale møter, med en slik avklaring Også når jeg er leverandør hos en ny, potensiell kunde spør jeg:
”Har vi fortsatt tid frem til klokken 11, som avtalt? Hva er det viktigste du/dere ønsker å få ut av dette møtet?”

Kommunikasjon og tidsbruk preges og spisses basert på hva som blir sagt fra starten av, og møtet preges av større fremdrift og mer konkrete konklusjoner.

Lytte mer

Den viktigste personen i rommet er ikke deg. Det er den som lytter til deg.

De fleste gjentar ofte sitt budskap igjen og igjen, i et møte. Når vi brenner for noe, vil vi så gjerne overbevise. Vi oppnår det motsatte, når vi svarer hvert motargument med gjentakelse.

Mitt tips er å lytte mer. Igjen: Det ligger i forberedelsene. Bestem deg på forhånd at du skal slippe til 2-3 andre møtedeltakere før du atter tar ordet. Da viser du de andre respekt, og de vil lettere lytte til deg når du er en aktiv lytter. Dersom du har mandat til å vedta noe de andre er uenige i, vil de sannsynligvis ta det lettere dersom du i det minste har lyttet til dem, hørt deres argumenter før endelig konklusjon.

Det tar fra 18-25 minutter fra vi begynner på en type aktivitet, til hjernen vår får lyst til å gjøre noe helt annet. Dette gjelder også i møter, digitalt og analogt. Tankene begynner å vandre, og vi klarer ikke henge med i presentasjonen eller diskusjonen. Hold presentasjonene dine så korte og konkrete som mulig.
En diskusjon som drar ut, bør parkeres en stund mens dere går videre til neste sak på listen.

Bruk siste ords teknikk

Siste ords teknikk er en super lytteteknikk. Med denne teknikken oppnås bedre gjensidig dialog, og sjansene for misforståelser reduseres drastisk.

Teknikken er enkel, selv om den oppleves som litt unaturlig å ta i bruk i starten for noen: Det handler om å gjenta den andre personens siste ord eller uttrykk. Vedkommende vil da nesten alltid komme med utdype eller eksemplifisere hva han/hun mener. Slik unngås misforståelser.

Teknikken er også godt egnet for å moderere en usaklig møtedeltaker. Når en person oppleves som bastant, eller bruker ord som ”alltid og aldri” reduserer ofte vedkommende sin påstand når du gjentar utsagnet:
”Dette møtet går alltid over tiden.”

”Går dette møtet alltid over tiden?”

Husk bare på mild stemmebruk og mimikk når du bruker siste ords teknikk i en slik sammenheng.
Er tonen hard, vil teknikken forsterke den negative tonen i stedet for å få møtedeltakeren til å moderere seg.

Er det stor variasjon rundt kompetanse og erfaring hos møtedeltakerne, vil siste ords teknikk være ekstra effektiv for å sikre
riktig og god kommunikasjonsflyt.

Digitale møter

Du kan med hell også bruke siste ords teknikk i digitale møter.

Da ser vi ofte ikke alle deltakerne i rommet, ansiktsuttrykk, kroppsspråk og stemmebruk virker ikke så sterkt inn som når vi møtes ansikt til ansikt.
Mennesker vil bli sett, og når en annen person bruker vårt vokabular opplever vi at vi blir ”sett”. Vi liker å kjenne oss igjen, oppleve at vi har noen felles referanserammer. Da lytter vi mer aktivt.

Pass på at du snakker tydeligere enn ellers, i digitale treff. Det er vanskeligere å holde konsentrasjonen oppe når vi møtes digitalt. Et effektivt tips er å ta snakkepauser i talestrømmen. Når du har presentert noe og konkludert, la budskapet synke inn hos deltakerne med 3-4 sekunders stillhet.

Det vekker oppmerksomhet, og det gir rom for spørsmål og kommentarer. Lange monologer bør unngås, da det fort oppleves som monotont. Gode digitale møter har aktive møtedeltakere.

Til slutt:

Mennesker vil bli sett, og det er fort gjort å glemme å gi andre oppmerksomhet.
Den viktigste personen i rommet er ikke deg. Det er den som tar seg tid til å se deg, lytte til deg.

(Denne artikkelen ble først publisert på Hegnar.no, 15. august 2014.)

Takk til hver og en som følger meg – som kunde, “kollega”, nettverk eller venn.
Besøk meg gjerne på Facebook, Twitter eller Instagram.

Foto: Anne Elisabeth Næss